Hướng dẫn cách đăng ký giao dịch điện tử BHXH qua Tổ chức I-VAN
Đăng ký I-VAN để thực hiện tạo lập và nộp hồ sơ BHXH điện tử là nghiệp vụ quan trọng trong quá trình sử dụng bảo hiểm xã hội điện tử. Trong bài viết dưới đây, cùng eBHXH tìm hiểu cách đăng ký giao dịch điện tử BHXH qua tổ chức I-VAN nhé.
Quy định về quyền và nghĩa vụ của tổ chức I-VAN
Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN (còn được gọi là Tổ chức I-VAN) là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được Bảo hiểm xã hội Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ GTGT về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
Căn cứ theo Điều 14 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, quyền của tổ chức I-VAN gồm:
- Được kết nối với Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam để thực hiện cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội;
- Được BHXH Việt Nam hỗ trợ nghiệp vụ về BHXH, BHYT, BHTN để thực hiện các giao dịch nhận, truyền dữ liệu điện tử trong lĩnh vực BHXH giữa cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực với BHXH Việt Nam;
- Được cung cấp các mẫu, khuôn dạng chuẩn để thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ IVAN;
- Được BHXH Việt Nam hỗ trợ giải quyết các vướng mắc về nghiệp vụ BHXH, BHYT, BHTN phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ IVAN;
- Được chấm dứt hợp đồng cung cấp dịch vụ IVAN với BHXH Việt Nam theo thỏa thuận trong hợp đồng phù hợp với quy định;
- Được ký và chấm dứt hợp đồng với cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH về việc cung cấp, sử dụng dịch vụ IVAN;
- Được từ chối cung cấp dịch vụ IVAN đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân không đủ điều kiện tham gia giao dịch hoặc vi phạm hợp đồng đã ký phù hợp với quy định;
- Được các quyền khác theo hợp đồng cung cấp dịch vụ IVAN đã ký với cơ quan BHXH Việt Nam, hợp đồng ký với cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH.
Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, nghĩa vụ của tổ chức I-VAN gồm:
- Thiết lập kênh kết nối với Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam theo đúng tiêu chuẩn kết nối do BHXH Việt Nam quy định;
- Công khai thông báo phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên website giới thiệu dịch vụ của tổ chức IVAN;
- Cung cấp dịch vụ I-VAN cho tổ chức, cơ quan, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH đã ký hợp đồng với tổ chức mình;
- Đảm bảo việc kết nối liên tục, bảo mật, toàn vẹn thông tin về hồ sơ và điều kiện cần thiết để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH. Có phương án để khắc phục ngay các sự cố xảy ra trong quá trình giao dịch điện tử;
- Thực hiện việc truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH đảm bảo đúng thời hạn, chính xác, toàn vẹn của hồ sơ BHXH điện tử; chuyển hồ sơ BHXH điện tử đến Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham giao giao dịch điện tử; thông báo xác nhận nộp hồ sơ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH sử dụng dịch vụ IVAN theo quy định;
- Tuân thủ các quy định pháp luật về CNTT, viễn thông và các quy định về kỹ thuật, nghiệp vụ, bảo mật thông tin do cơ quan có thẩm quyền ban hành;
- Lưu trữ kết quả của các lần nhận, truyền dữ liệu điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN; lưu trữ hồ sơ BHXH điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành;
- Lưu trữ nhật ký giao dịch điện tử trên hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử theo đúng quy định;
- Thông báo qua địa chỉ thư điện tử (email) cho cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH và Bảo hiểm xã hội Việt Nam trước 10 ngày khi dừng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử để bảo trì và có biện pháp xử lý để bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan;
- Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về các hoạt động cung cấp dịch vụ I-VAN theo yêu cầu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Thường xuyên cập nhật các quy định mới của BHXH Việt Nam về các mẫu, khuôn dạng chuẩn liên quan đến giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH;
- Phối hợp với BHXH Việt Nam thực hiện hỗ trợ cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH để sử dụng dịch vụ và thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH;
- Bồi thường thiệt hại cho cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH khi xảy ra sự cố về an toàn thông tin;
- Thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ I-VAN trước 30 ngày tính đến ngày hợp đồng sử dụng dịch vụ I-VAN hết hiệu lực;
- Có nghĩa vụ khác theo hợp đồng cung cấp dịch vụ I-VAN đã ký kết với Bảo hiểm xã hội Việt Nam; hợp đồng ký với cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
Hướng dẫn cách đăng ký giao dịch điện tử BHXH qua Tổ chức I-VAN
Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 166/2016/NĐ-CP thì người dùng có thể đăng ký tham gia giao dịch điện tử BHXH bằng 02 cách:
- Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam;
- Đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ IVAN.
Theo Điều 27 Nghị định 166/2016/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 2 Điều 14 Nghị định 140/2018/NĐ-CP về cách đăng ký giao dịch điện tử BHXH qua Tổ chức I-VAN như sau:
Bước 1: Lập và gửi hồ sơ
- Lập Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN.
- Gửi bản điện tử đến Tổ chức I-VAN.
Bước 2: Tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN giải quyết hồ sơ
- Tổ chức I-VAN gửi hồ sơ lên Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Thời hạn: trong vòng 02 giờ, kể từ khi nhận được Tờ khai đăng ký của người lao động.
Bước 3: Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam giải quyết
- Bảo hiểm xã hội Việt Nam xem xét hồ sơ
- Bảo hiểm xã hội Việt Nam gửi thông báo chấp thuận đến Tổ chức I-VAN;
- Trường hợp không chấp thuận, Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải thông báo và nêu rõ lý do.
- Thời hạn: trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Tờ khai đăng ký của người lao động từ Tổ chức I-VAN.
Bước 4: Thông báo cho người lao động
- Tổ chức I-VAN gửi thông báo cho người lao động.
- Thời hạn: trong 02 giờ, kể từ khi nhận được thông báo của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Mẫu tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN được sử dụng theo Mẫu số 02 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 140/2018/NĐ-CP.
>>> Tải ngay mẫu tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ IVAN tại đây.
Trên đây là toàn bộ thông tin tìm hiểu về cách đăng ký giao dịch điện tử BHXH qua Tổ chức I-VAN. Mọi đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký tài khoản IVAN vui lòng liên hệ đến Tổng đài hoặc nhắn tin trực tiếp đến EFY Việt Nam để được hướng dẫn chi tiết nhất nhé.