Các mẫu công văn giải trình Bảo hiểm xã hội
Theo nội dung quy định của luật về bảo hiểm xã hội và các nghị định, thông tư hướng dẫn, tham gia bảo hiểm xã hội cũng như các chế độ hưởng của người tham gia BHXH phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo đúngtheo quy định pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có những trường hợp các đơn vị làm sai, làm chưa chính xác theo quy định và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ yêu cầu đơn vị thực hiện sai phải làm công văn giải trình. Vậy công văn giải trình là gì? Mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội sẽ như thế nào? Tất cả sẽ được EFY Việt Nam giải đáp chi tiết đến mọi người trong bài viết dưới đây.
Các mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội
Công văn giải trình bảo hiểm xã hội là một loại văn bản do doanh nghiệp thực hiện khi cơ quan BHXH tiến hàng thanh tra, kiểm tra và phát hiện ra những vấn đề bất thường tại doanh nghiệp, yêu cầu doanh nghiệp phải giải thích những vấn đề đó.
Hiện nay, các quy định về pháp luật BHXH chỉ có nội dung về giải trình bảo hiểm xã hội mà không có mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội. Chính vì thế, khi có yêu cầu giải trình từ phía cơ quan BHXH thì doanh nghiệp, tổ chức sẽ phải tự soạn thảo công văn giải trình theo thể thức quy định của các văn bản hành chính.
Một mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội thông thường sẽ có những nội dung như sau:
- Quốc hiệu – tiêu ngữ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ngày/ tháng/ năm làm công văn và tên công văn giải trình.
- Các thông tin của doanh nghiệp làm giải trình BHXHi bao gồm: tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, số điện thoại, số fax…
- Thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, bao gồm các thông tin như: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, giới tính, số CMND/ thẻ CCCD/ hộ chiếu, chức vụ.
- Lý do viết công văn giải trình bảo hiểm xã hội: ghi thông tin về ngày tháng và lý do phải viết công văn giải trình bảo hiểm xã hội.
- Trình bày diễn biến vụ việc: nên trình bày một cách chi tiết, cụ thể về vụ việc, nếu có những người lao động liên quan đến vụ việc thì cần phải cung cấp nhiều nhất những thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, CMND/CCCD, địa chỉ, mã số thuế thu nhập cá nhân…
- Giải thích rõ ràng, cụ thể những nguyên nhân gây ra vụ việc trong công văn giải trình.
- Đưa ra những yêu cầu cụ thể với cơ quan BHXH như mong muốn cơ quan BHXH giải quyết vụ việc đã tường trình…
- Đại diện theo pháp luật của DN ký tên và đóng dấu.
Khi gửi công văn giải trình bảo hiểm xã hội, DN phải gửi thêm các hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến vụ việc giải trình để làm rõ vấn đề giải trình. Tùy thuộc vào vấn đề mà DN phải giải trình mà hồ sơ gửi kèm sẽ có những sự khác biệt nhất định. Trong đó, DN cần chú ý đến một số nội dung
- Sự chênh lệch giữa chi phí lương với thang bảng lương, bảng công thực tế tại doanh nghiệp;
- Các ngày nghỉ phép, nghỉ lễ tết, làm thêm giờ… trả đúng và đủ đối tượng không;
- Các khoản phụ cấp bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội có chi trả hay không;
- Kiểm tra hợp đồng lao động, nội quy lao động, các chế độ đặc biệt (thai sản, ốm đau, dưỡng sức…)… có khớp với mức chi trả của BHXH đưa ra không
Dưới dây là một số mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội các anh/ chị có thể tham khảo:
Rất nhiều trường hợp, doanh nghiệp nhận được thông báo từ cơ quan bảo hiểm về việc chậm đăng ký BHXH. Trong trường hợp này, DN cần lập công văn giải trình chậm đăng ký BHXH để gửi cơ quan BHXH.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc đơn vị nộp chậm BHXH cho cơ quan BHXH như: sơ suất của kế toán, nhân sự; kế toán hoặc nhân sự nghỉ đột xuất; do thiếu sót khi nộp hồ sơ;… Tham gia BHXH là trách nhiệm của người sử dụng lao động để bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động. Vì vậy, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ và chú ý đến thời hạn nộp BHXH để tránh nộp chậm, bị tính lãi hoặc thậm chí là bị phạt.
Nếu doanh nghiệp bị nộp chậm BHXH thì có thể sử dụng mẫu công văn giải trình nộp chậm BHXH dưới đây:
Truy thu bảo hiểm xã hội là việc cơ quan BHXH thu khoản tiền phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong những trường hợp: Doanh nghiệp trốn đóng, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia đóng, đóng không đủ số tiền phải đóng theo quy định, chiếm dụng tiền đóng bảo hiểm xã hội, tiền hưởng bảo hiểm xã hội.
Cụ thể, nếu doanh nghiệp có phát sinh người lao động đã làm việc nhiều tháng, đã ký kết hợp đồng lao động mà đơn vị chưa báo tăng lao động; đơn vị lập hồ sơ đề nghị truy thu BHXH cho thời gian còn lại sẽ phải làm công văn giải trình về truy thu bảo hiểm xã hội.
Công văn xin tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí - tử tuất là công văn gửi BHXH rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các DN bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch bệnh Covid-19.
Doanh nghiệp có thể tham khảo công văn sau để đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ HT-TT.
Trên đây là một số mẫu công văn gửi Bảo hiểm xã hội mà đơn vị thường phải sử dụng. Đơn vị cần lưu lại các công văn này để sử dụng khi có yêu cầu.
Để được hỗ trợ tư vấn và đăng ký dùng thử EFY-eBHXH, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY
✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về phần mềm eBHXH:
- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209
- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899
Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội EFY-eBHXH
