Hướng dẫn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội đơn giản, nhanh chóng và đầy đủ nhất
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội khá đơn giản nhưng cũng rất quan trọng khi đơn vị có lao động nghỉ việc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhiều vướng mắc về việc này, chưa biết phải thực hiện thế nào đúng quy định. Dưới đây là những hướng dẫn giúp đơn vị chốt sổ cho nhân viên nhanh chóng nhất.
Thủ tục chốt sổ BHXH
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm. Thủ tục này được thực hiện khi:
- Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.
Đây là trách nhiệm của người sử dụng lao động và phải được thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng các giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của NLĐ (theo khoản 3 Điều 48 Bộ Luật Lao động 2019).
Ngoài ra, đơn vị cũng có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để tiến hành xác nhận thời gian đóng cho NLĐ khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc. Đồng thời, người sử dụng lao động đồng thời tiến hành trả sổ BHXH cho người lao động (theo khoản 5 Điều 21 Luật BHXH 2014).
Sổ BHXH
Để được chốt sổ BHXH, người lao động phải thỏa mãn các điều kiện dưới đây:
(1) Người lao động đã nghỉ việc tại đơn vị/tổ chức hoặc nghỉ hưu khi đã đủ điều kiện
(2) Người sử dụng lao động đã đóng đầy đủ tiền BHXH cho người lao động tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc. Trong trường hợp đơn vị nợ đóng BHXH vẫn được chốt sổ BHXH cho người lao động.
Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.
Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”.
Cũng theo nội dung được quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).
Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.
Lưu ý khi chốt sổ BHXH
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công, trình tự chốt sổ BHXH được thực hiện như sau:
* Bước 1: Báo giảm lao động
Hồ sơ báo giảm lao động được quy định tại Quyết định số 896/QĐ-BHXH 2021, gồm:
- 01 Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK01-TS (do người lao động chuẩn bị khi chưa được cấp mã số BHXH). Nếu đã có số BHXH, NLĐ chỉ cần cung cấp mã số BHXH cho đơn vị
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS
- Bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS
Chốt sổ bảo hiểm cần những thủ tục giấy tờ gì? Để tiến hành chốt sổ, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau (quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH):
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620
- 01 Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu DS-XNBS
- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.
Đối với hồ sơ giấy, đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện cho cơ quan BHXH. Hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn) thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội do tổ chức I-VAN ký hợp đồng với BHXH Việt Nam cũng cấp.
- Thời gian thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội
Căn cứ vào nội dung được quy định tại Khoản 2, Điều 47 của Bộ luật lao động năm 2012, trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với NLĐ, đơn vị phải thực hiện báo giảm cho NLĐ. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì đơn vị thực hiện chốt sổ BHXH. Một số trường hợp đặc biệt thì thời gian này có thể kéo dài hơn nhưng không được quá 30 ngày.
Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.
Trong trường hợp người lao động đã nghỉ việc tại công ty cũ và đã thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH nhưng vẫn chưa nhận được tờ rời chốt số BHXH từ công ty thì có thể tiến hành tra cứu tại ứng dụng VssID. Để tra cứu quá trình tham gia BHXH trên VssID kiểm tra thủ tục chốt sổ BHXH thành công hay chưa, người lao động thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào VssID bằng mã số BHXH
Bước 2: Chọn vào "Quá trình tham gia" sau đó chọn "C14-TS" để xem quá trình tham gia BHXH
Nếu quá trình tham gia trên đã được cập nhật đến tháng cuối cùng thời điểm chốt sổ BHXH thì tức là bạn đã được chốt số BHXH. Lúc này, người lao động có thể liên hệ đến công ty để nhận lại sổ BHXH và tờ rời.
Trên đây là hướng dẫn để đơn vị thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội đơn giản, nhanh chóng nhất. Đơn vị cần lưu ý, khi người lao động nghỉ việc cần thanh toán đủ tiền Bảo hiểm xã hội và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, để thực hiện thủ tục chốt sổ nhanh chóng nhất để hoàn trả cho người lao động.
Để được hỗ trợ tư vấn và đăng ký dùng thử EFY-eBHXH, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY
✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về phần mềm eBHXH:
- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: 0911.876.892
- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: 0911.876.899
Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội EFY-eBHXH
ThuongNTH
