Thủ tục gộp sổ BHXH cho người lao động
Một NLĐ sẽ chỉ có 1 mã số BHXH với 1 cuốn sổ BHXH duy nhất. Tuy nhiên, trong trong thực tế, vẫn có các trường hợp NLĐ có nhiều hơn một sổ. Nguyên nhân của tình trạng này có thể do quá trình đồng nhất dữ liệu BHXH trước đây giữa các tỉnh, TP vẫn chưa liên thông. Vậy nếu gặp phải tình huống này, NLĐ cần làm gì? Thủ tục gộp sổ BHXH cho người lao động thế nào? Hãy cùng tìm hiểu dưới đây.
Thủ tục gộp sổ BHXH cho người lao động
Trước khi tìm hiểu về thủ tục gộp sổ BHXH cho NLĐ, chúng ta cần hiểu rõ về quy định của pháp luật đối với vấn đề này. Căn cứ tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH có nêu rõ: “Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”
=> Người tham gia có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH.
Thủ tục gộp sổ BHXH cho NLĐ không quá phức tạp. Để gộp sổ BHXH, người sử dụng lao động/ người lao động cần thực hiện các sau:
Trước khi gộp sổ BHXH, cần kiểm tra thông tin cá nhân
Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH
Kiểm tra thông tin các nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => Thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH
Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => Làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.
Hồ sơ điều chỉnh bao gồm:
- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
- Sổ BHXH sai thông tin
- Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/...)
- Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
=> Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin
Lưu ý: Trường hợp số CMTND/Thẻ căn cước trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh
Thời hạn giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH là 10 ngày
Bước 2: Kiểm tra nột dung ghi nhận sổ BHXH
Qúa trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh
Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.
Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,....=> Làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH
Hồ sơ bao gồm:
- Sổ BHXH
- Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ .... (nếu có)
- Mẫu D02-TS (nếu có)
=> Nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH
Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH
Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:
- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
- 2 sổ BHXH
- Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
NLĐ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gộp sổ BHXH, NLĐ có thể nộp tại đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH quản lý. Sau khi tiếp nhận thủ tục gộp sổ BXH của NLĐ, Cơ quan BHXH xã hội phải giải quyết trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị thì thời hạn sẽ được kéo dài hơn, những cũng không quá 45 ngày.
Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu rõ hơn về thủ tục gộp sổ BHXH cho NLĐ và thời hạn giải quyết. Theo quy định hiện hành, NLĐ chỉ sử dụng 1 sổ BXHX duy nhất. Vì thế, trong trường hợp đang có nhiều hơn 1 cuốn sổ, NLĐ cần tiến hành gộp sổ để giúp việc quản lý chính xác và đảm bảo các quyền lợi của NLĐ.
Để được hỗ trợ tư vấn và đăng ký dùng thử EFY-eBHXH, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY
✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về phần mềm eBHXH:
- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209
- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899
Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội EFY-eBHXH
