Thủ tục đổi, cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT
Trong trường hợp thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT của người lao động bị sai hoặc người lao động bị mất sổ BHXH, thẻ BHYT thì có thể thực hiện việc dổi, cáp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT. Theo Quyết định 222/QĐ-BHXH có hướng dẫn thủ tục đổi, cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT. Cụ thể như sau:
I. Thành phần hồ sơ thủ tục đổi, cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT
A. Đối với thủ tục cấp lại, đổi sổ BHXH, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH
1 - Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
2 - Trường hợp gộp sổ BHXH: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS); Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).
3 - Trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH.
**Đối với người tham gia:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
- Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng như sau:
+ Trường hợp người tham gia thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch: Cần chuẩn bị các giấy tờ như Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định; thẻ CCCD/ CMND /hộ chiếu. Nếu người tham gia BHXH, BHYT là Đảng viên thì cần có thêm lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp.
+ Trường hợp người tham gia thay đổi nơi làm việc: Cần chuẩn bị Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.
** Đối với Đơn vị: trong trường hợp NLĐ nộp hồ sơ qua đơn vị.
- Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. (Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận);
- Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
4 - Trường hợp ghi xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH trước năm 1995: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) và Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng với từng trường hợp.
5 - Điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);
- Hồ sơ kèm theo gồm một trong các loại giấy tờ sau: Quyết định phân công vị trí công việc, hưởng lương; Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc và các giấy tờ khác có liên quan tới việc điều chỉnh.
B - Đối với cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên thẻ BHYT:
1. Người tham gia:
- Trường hợp cấp lại thẻ BHYT do mất, hỏng; đổi thẻ BHYT do thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
Lưu ý: Người tham gia BHYT được thay đổi cơ sở đăng ký khám chữa bệnh ban đầu vào tháng đầu
- Đổi thẻ BHYT do được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
+ Giấy tờ chứng minh tương ứng
- Đổi thẻ BHYT do thay đổi thông tin về nhân thân, bổ sung mã nơi đối tượng sinh sống trên thẻ BHYT
+ Trường hợp thay đổi thông tin về nhân thân do người tham gia kê khai sai số với hồ sơ gốc: Hồ sơ kèm theo gồm một trong các giấy tờ sau: CMND/ CCCD hoặc hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân có ảnh khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp như: Giấy xác nhận của Công an cấp xã/ Giấy xác nhận của cơ sở giáo dục nơi quản lý học sinh, sinh viên ...
+ Trường hợp thay đổi thông tin về nhân thân do đơn vị kê khai sai số với hồ sơ của người tham gia: Cơ quan BHXH rà soát, thông báo và phối hợp với đơn vị điều chỉnh thông tin in trên thẻ BHYT.
+ Trường hợp do bổ sung mã nơi đối tượng sinh sống đối với người dân tộc thiểu số và người thuộc hộ gia đình nghèo tham gia BHYT đang sinh sống tại vùng có điều kiện KT-XH khó khăn, vùng có điều kiện KT-XH đặc biệt khó khăn; người tham gia BHYT đang sinh sống tại xã đảo, huyện đảo
>> Nếu đối tượng là NLĐ: cơ quan BHXH có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị có liên quan rà soát, xác định nơi đối tượng đang làm việc ở địa bàn thuộc vùng nào, cấp mã nơi sinh sống theo vùng đó.
>> Đối với các đối tượng khác: Hồ sơ kèm theo là sổ hộ khẩu.
+ Trường hợp người tham gia do cơ quan BHXH quản lý đề nghị điều chỉnh thông tin về nhân thân để đi khám bệnh, chữa bệnh: Hồ sơ kèm theo gồm một trong các giấy tờ sau: CMND/ CCCD hoặc hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân có ảnh khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp như: Giấy xác nhận của Công an cấp xã hoặc giấy xác nhận của cơ sở giáo dục nơi quản lý học sinh, sinh viên ...
Lưu ý: Người tham gia không có giấy tờ nêu trên, mà có các giấy tờ liên quan khác để chứng minh, làm căn cứ điều chỉnh (trừ các trường hợp: điều chỉnh nhân thân, bổ sung mã nơi đối tượng sinh sống) như:
+ Giấy tờ chứng minh là người có công với cách mạng; cựu chiến binh theo quy định tại Pháp lệnh Cựu chiến binh sử dụng các loại giấy tờ như lý lịch cán bộ/ bản Trích yếu 63; lý lịch quân nhân; thẻ quân nhân; lý lịch Đảng viên được lập từ trước ngày cựu chiến binh về phục viên, xuất ngũ, thôi việc; quyết định hưởng chế độ hưu trí của cơ quan có thẩm quyền cấp;…Trường hợp mất Quyết định phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành thì bổ sung “Giấy xác nhận quá trình công tác của đối tượng tham gia chiến tranh bảo vệ Tổ quốc” của Thủ trưởng đơn vị cấp Trung đoàn hoặc tương đương trở lên, nơi trực tiếp quản lý đối tượng trước khi phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành cấp theo quy định tại Thông tư liên tịch 01/2012/TTLT-BQP-BLĐTBXH-BTC; người tham gia kháng chiến…
=> Đơn vị nộp các giấy tờ này cho cơ quan BHXH để xem xét, giải quyết (không ghi vào Bảng kê hồ sơ).
2. Người sử dụng lao động (trong trường hợp NLĐ nộp hồ sơ qua đơn vị).
Người sử dụng lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:
- Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên thẻ BHYT. Tuy nhiên, đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận)
- Lập Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
II. Trình tự thực hiện thủ tục đổi, cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT
Trình tự thực hiện thủ tục đổi, cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT
Người tham gia BHXH, BHYT khi muốn đổi, cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Lập hồ sơ theo quy định (thành phần hồ sơ đã được nêu trên theo từng trường hợp cụ thể)
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đối với người tham gia BHXH, BHYT
- Đang làm việc tại doanh nghiệp/ tổ chức: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc/ cơ quan BHXH trực tiếp thu.
- Tham gia BHXH tự nguyện, tham gia BHYT theo hộ gia đình, người được ngân sách Nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho Đại lý thu/ cơ quan BHXH trực tiếp thu.
- Đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: Nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
- Tham gia do tổ chức BHXH đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã/ cơ quan BHXH. Người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp khi cấp lại, đổi thẻ BHYT: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh.
- Tham gia do ngân sách nhà nước đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã. Trường hợp điều chỉnh thông tin thì nộp hồ sơ cho UBND xã/ cơ quan BHXH trực tiếp thu. Người đã hiến bộ phận cơ thể: nộp Giấy ra viện cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
- Học sinh, sinh viên đóng BHYT theo nhà trường: Nộp hồ sơ cho nhà trường.
Đối với đơn vị sử dụng lao động
- Đơn vị SDLĐ: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.
- UBND xã; Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành LĐ-TB&XH; Đại lý thu; Nhà trường; Phòng/Tổ chế độ BHXH: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.
Bước 3. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Bước 4. Nhận kết quả giải quyết gồm sổ BHXH, thẻ BHYT
III. Cách thức thực hiện thủ tục đổi, cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT
Cách thức thực hiện thủ tục đổi, cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT
1. Nộp hồ sơ:
- Người tham gia: nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Trường hợp giao dịch điện tử: cá nhân đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
- Đơn vị: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc thông qua giao dịch điện tử.
Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai BHXH điện tử của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc thông qua Tổ chức I-VAN.
2. Nhận kết quả giải quyết hồ sơ:
- Người tham gia nhận sổ BHXH, thẻ BHYT tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích;
- Đơn vị nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.
IV. Thời hạn giải quyết hồ sơ
Thời hạn giải quyết hồ sơ
1 - Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH, điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc độc hại, nguy hiểm hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Trường hợp phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho NLĐ biết.
2 - Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
3 - Cấp lại, đổi thẻ BHYT:
- Trường hợp thay đổi thông tin: Không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
- Trường hợp không thay đổi thông tin hoặc người tham gia đang điều trị tại các cơ sở Khám chữa bệnh: trả trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Lệ phí: Không
V. Đối tượng thực hiện
Cá nhân; Đơn vị SDLĐ; UBND xã, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành LĐ-TB&XH; Đại lý thu, Nhà trường, Phòng/Tổ chế độ BHXH
VI. Tải mẫu tờ khai
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);
- Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS);
Trên đây là chi tiết hướng dẫn thủ tục tục đổi, cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với mọi người.