Hướng dẫn doanh nghiệp thủ tục đăng ký người lao động từ 01/01/2026
Theo quy định của Luật Việc làm 2025 có hiệu lực từ 01/01/2026 bắt buộc người sử dụng lao động phải đăng ký thông tin người lao động. Bài viết dưới đây của eBHXH sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thủ tục đăng ký người lao động. Cùng tìm hiểu nhé.
Quy định về đăng ký thông tin người lao động
Chính phủ ban hành Nghị định 318/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Việc làm 2025 về việc bắt buộc đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động từ ngày 01/01/2026.
Theo Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, thông tin đăng ký người lao động bao gồm 5 nhóm thông tin sau đây:
Nhóm 1: Thông tin cơ bản của người lao động
+ Họ, chữ đệm và tên khai sinh
+ Số định danh cá nhân
+ Ngày, tháng, năm sinh
+ Giới tính
+ Dân tộc
+ Nơi ở hiện tại (nơi thường trú hoặc nơi tạm trú).
Nhóm 2: Nhóm thông tin về giáo dục phổ thông, giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học, chứng chỉ kỹ năng nghề và các chứng chỉ khác
+ Thông tin về trình độ giáo dục phổ thông cao nhất đạt được;
+ Thông tin về cấp trình độ, lĩnh vực đào tạo đạt được của giáo dục nghề nghiệp; giáo dục đại học;
+ Thông tin về chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đã đạt được;
+ Các chứng chỉ khác.
Nhóm 3: thông tin về tình trạng việc làm và nhu cầu về việc làm
+ Thông tin về việc làm đang làm, gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc;
+ Thông tin về người sử dụng lao động, gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế;
+ Thông tin về tình trạng thất nghiệp, gồm: thời gian thất nghiệp; lý do thất nghiệp;
+ Thông tin về nhu cầu việc làm là những thông tin về việc làm mong muốn có được, gồm: nghề nghiệp, loại hợp đồng, mức lương và chế độ phúc lợi, nơi làm việc.
Nhóm 4: Thông tin về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
+ Thông tin về tình trạng tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm: mã số bảo hiểm xã hội, loại hình, loại bảo hiểm xã hội.
+ Thông tin về tình trạng hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm: chế độ, thời gian hưởng chế độ.
Nhóm 5: Nhóm thông tin về đặc điểm, đặc thù
+ Thông tin về người khuyết tật;
+ Thông tin về người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo, hộ có đất thu hồi;
+ Thông tin về thân nhân của người có công với cách mạng;
+ Thông tin về người hoàn thành nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia công an nhân dân
Hướng dẫn doanh nghiệp thủ tục đăng ký người lao động
Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc được quy định chi tiết tại Điều 5 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, cụ thể:
- Hồ sơ đăng ký lao động là tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại khoản 1 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trong đó bổ sung các thông tin quy định tại điểm a, b khoản 3 Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP. Cơ quan BHXH Việt Nam có trách nhiệm ban hành Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.
- Thủ tục đăng ký người lao động:
+ NLĐ cung cấp cho người sử dụng lao động thông tin liên quan đến tờ khai đăng ký tham gia BHXH và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin cung cấp.
+ Người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động hi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH.
+ Thông tin đăng ký lao động sau khi được cơ quan BHXH tiếp nhận sẽ xử lý, đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về NLĐ.
3. Hướng dẫn thủ tục đăng ký lao động đối với NLĐ đang có việc làm không thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH, người thất nghiệp.
- Hồ sơ đăng ký lao động là tờ khai điện tử ban hành theo Nghị định 318/2025/NĐ-CP.
- Hình thức đăng ký lao động: Trực tuyến
- Thủ tục thực hiện:
+ NLĐ truy cập vào sàn giao dịch việc làm quốc gia theo đường dẫn https://www.vieclam.gov.vn hoặc trên ứng dụng VNeID. Sau đó chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và điền thông tin vào tờ khai điện tử theo quy định.
+ Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận hồ sơ, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công sau khi NLĐ hoàn thành tờ khai điện tử. Nếu không chấp nhận hồ sơ thì hệ thống sẽ phản hồi lý do.
+ Thông tin đăng ký người lao động được đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về người lao động.
- Nếu NLĐ có nhu cầu tìm kiếm việc làm thì đăng ký tìm kiếm theo biểu mẫu trực tiếp tại Tổ chức dịch vụ việc làm công hoặc trực tuyến qua Sàn giao dịch việc làm quốc gia hoặc qua ứng dụng định danh điện tử VNeID.
Trên đây là hướng dẫn thủ tục đăng ký lao động từ 01/01/2026. Doanh nghiệp, người sử dụng lao động cần thực hiện đăng ký lao động theo đúng quy định pháp luật để tránh bị xử phạt hành chính.