Tổng hợp lỗi nộp hồ sơ BHXH điện tử thường gặp và cách xử lý
Trong quá trình nộp hồ sơ BHXH điện tử không tránh khỏi một số lỗi, dẫn đến bị từ chối hồ sơ, làm chậm tiến độ. Bài viết dưới đây của eBHXH sẽ tổng hợp những lỗi nộp hồ sơ BHXH điện tử thường gặp và cách xử lý. Tham khảo ngay nhé.
Các lỗi nộp hồ sơ BHXH điện tử mà doanh nghiệp thường gặp
Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ BHXH điện tử
Việc đơn vị áp dụng mẫu cũ hoặc sử dụng file excel không đúng cấu trúc chuẩn theo Quyết định 896/QĐ-BHXH, không cập nhật các phiên bản mới nhất nên khi nộp hồ sơ sẽ dẫn đến trường hợp bị sai biểu mẫu hồ sơ, phần mềm đọc dữ liệu không thành công, không thể ký số…
Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại cấu trúc file XML xem đã đúng định dạng theo từng thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin, cấp lại sổ hay chưa
- Thường xuyên cập nhật phiên bản phần mềm kê khai điện tử với hướng dẫn mới nhất từ cơ quan BHXH
- Bật chế độ tự động cập nhật phần mềm của nhà cung cấp ivan để đảm bảo tự động cập nhật biểu mẫu mới nhất đồng bộ với hệ thống BHXH Việt Nam.
Doanh nghiệp nhập thông tin không khớp với dữ liệu của cơ quan BHXH
Khi doanh nghiệp nhập sai họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân (ĐDCN)/CCCD, mã số BHXH…. Hệ thống BHXH tự động đối chiếu thông tin và sẽ trả về hồ sơ nếu có sai sót.
Đây là một trong những nhóm lỗi khá phổ biến, thường do viết sai chính tả tên (đặc biệt phụ âm, dấu thanh), sai ngày sinh do định dạng ngày/tháng/năm, chưa cập nhật số CCCD mới, NLĐ có nhiều mã số BHXH do khai báo trùng lặp ở giai đoạn trước đó.
Cách khắc phục:
- Đơn vị rà soát lại toàn bộ thông tin nhân sự đã kê khai mẫu TK1-TS, đồng thời đối chiếu dữ liệu trên VssID hoặc tra cứu mã số BHXH.
- Cập nhật lại dữ liệu nếu người lao động đổi sang căn cước công dân gắn chíp trước khi thực hiện các thủ tục tăng - giảm lao động.
- Nếu NLĐ có nhiều mã số BHXH thì phải lập hồ sơ gộp mã số BHXH theo đúng mẫu của cơ quan BHXH.
Nếu dữ liệu bị trùng hoặc bị thiếu dữ liệu trên file gửi hệ thống thì cơ quan BHXH sẽ từ chối hồ sơ.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra dữ liệu tự động bằng chức năng soát lỗi trên phần mềm trước khi gửi hồ sơ
- Phần mềm có chức năng hỗ trợ cảnh báo giúp giảm thiểu lỗi khi nhập liệu thủ công
- Đào tạo nhân sự, kế toán có chuyên môn, nghiệp vụ trong kê khai BHXH.
Chữ ký số USB token hết bạn, bị khóa hoặc không tương thích với trình duyệt có thể làm ảnh hưởng đến việc ký hồ sơ BHXH.
Cách khắc phục:
- Sử dụng trình duyệt tương thích với chữ ký số
- Kiểm tra xem chữ ký số hết hạn hoặc sắp hết hạn=> Liên hệ nhà cung cấp để gia hạn chữ ký số để tránh bị gián đoạn trong quá trình nộp hồ sơ
- Chữ ký số bị khóa => liên hệ nhà cung cấp để reset lại mã PIN
- Cài đặt đầy đủ add-on ký số theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam
Lỗi đường truyền hoặc lỗi máy chủ của BHXH Việt Nam
Trong trường hợp khi gửi hồ sơ bị treo, gửi báo lỗi 500/404, gửi không thành công thì có thể do hệ thống của cơ quan BHXH quá tải, đặc biệt là vào thời gian cao điểm hoặc có thể do mạng của doanh nghiệp yếu khiến không thể gửi file.
Cách khắc phục:
- Doanh nghiệp đảm bảo đường truyền internet ổn định, sử dụng thiết bị có cấu hình phù hợp
- Chọn thời điểm nộp hồ sơ tránh thời gian cao điểm
- Nếu cần thiết, có thể chuyển hồ sơ sang cổng giao dịch dự phòng nếu phần mềm hỗ trợ.
- Nếu lỗi từ cơ quan BHXH thì cần chụp màn hình lại lỗi để làm bằng chứng, tránh trường hợp bị phạt do chậm tiến độ.
Trong một số trường hợp NLĐ chưa từng tham gia BHXH hoặc thông tin bị thiếu trên hệ thống khiến cho doanh nghiệp không lập được hồ sơ BHXH điện tử
Cách khắc phục:
- Nhân sự cần kiểm tra lại mã số BHXH của NLĐ trước khi báo tăng
- Nếu NLĐ chưa có mã số BHXH thì cần lập hồ sơ xin cấp mã số BHXH theo quy định, đính kèm theo giấy tờ tùy thân.
- Khi nào dữ liệu của NLĐ được đồng bộ thì doanh nghiệp mới tiến hành thủ tục báo tăng cho NLĐ.
Doanh nghiệp không cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm BHXH nên khi tạo file bị lỗi do không tương thích với cổng tiếp nhận của BHXH Việt Nam.
Cách khắc phục:
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm BHXH điện tử (EFY-eBHXH) có hỗ trợ tự động cập nhật tự động, có chức năng kiểm tra lỗi trước khi ký số
- Liên hệ với nhà cung cấp khi phát sinh lỗi để được hỗ trợ
- Nâng cấp phiên bản phần mềm mới nhất
Nhân sự chưa cập nhật về mức đóng, thang bảng lương, chính sách mới nhất theo quy định của pháp luật. Khi đó nếu nộp hồ sơ theo mức cũ này thì hồ sơ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh lại cho đúng.
Cách khắc phục:
- Nhân sự cập nhật chính sách BHXH mới nhất theo quy định pháp luật (EFY Việt Nam thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu về chính sách BHXH, BHYT, BHTN mới nhất nhằm đồng hành cùng doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi)
- Rà soát lại bảng lương nội bộ, điều chỉnh lại mức đóng cho đúng đặc biệt là khi điều chỉnh lương hay báo tăng lao động.
Có thể thấy, việc kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, vừa tiết kiệm thời gian, công sức lại tuân thủ theo đúng quy định của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp cần được tư vấn về phần mềm i-van liên hệ với chúng tôi qua hotline 19006142 (Miền Bắc) - 19006139 (Miền Nam) để được hỗ trợ chi tiết.