Hướng dẫn thủ tục chuyển cơ quan BHXH khi thay đổi địa điểm kinh doanh
Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa điểm kinh doanh sẽ phải thực hiện thủ tục thay đổi cơ quan BHXH theo quy định. Trong bài viết dưới đây, cùng EFY-eBHXH hướng dẫn thủ tục chuyển cơ quan BHXH khi thay đổi địa điểm kinh doanh.
Quy định về thủ tục chuyển cơ quan BHXH quản lý đối với doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp thay đổi giấy phép kinh doanh hay chuyển địa điểm trụ sở kinh doanh thì cần thực hiện thủ tục để chuyển nơi đăng ký tham gia bảo hiểm sang cơ quan BHXH nơi chuyển đến mới. Việc chuyển cơ quan BHXH quản lý sẽ được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 1366/BHXH-THU của cơ quan BHXH về quy trình chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH, BHYT.
Khi thực hiện chuyển thủ tục chuyển cơ quan BHXH, doanh nghiệp cần lưu ý:
Chậm nhất vào ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi, doanh nghiệp phải lập danh sách các phát sinh tăng, giảm (Mẫu A1a-TS, D02-TS,...) nộp cho cơ quan BHXH nơi đi.
Trước ngày thứ 5 của tháng giảm, doanh nghiệp thực hiện thu hồi thẻ BHYT còn giá trị nộp cho cơ quan BHXH nơi đi. Trong trường hợp không trả thẻ thì phải lập danh sách bổ sung giá trị thẻ còn lại.
Người nộp thuế phải thanh toán đầy đủ tiền BHXH, BHYT đến tháng chuyển đi, lập thủ tục chốt sổ và nộp hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động tại cơ quan BHXH nơi đi dứt điểm đến thời điểm chuyển đi.
Người nộp thuế phải kịp thời đăng ký tham gia BHXH, BHYT ngay từ tháng tiếp theo tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến (nộp hồ sơ đăng ký ngay và đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN tháng đầu tiên để được cấp thẻ BHYT cho người lao động) và không chờ giải quyết xong những tồn tại với cơ quan BHXH nơi chuyển đi.
.jpg)
Thủ tục chuyển cơ quan BHXH quản lý khi công ty thay đổi địa điểm kinh doanh
Người nộp thuế tiến hành báo giảm BHXH, BHYT, BHTN và chốt sổ BHXH đối với cơ quan BHXH nơi chuyển đi.
Hồ sơ báo giảm bao gồm các loại giấy tờ sau:
- 02 Phiếu giao nhận hồ sơ ngưng tham gia BHXH (Mẫu 106);
Hoặc in và gửi hồ sơ điện tử theo Mẫu 600a báo giảm tất cả lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (có ký xác nhận, đóng dấu) lên cơ quan BHXH nơi chuyển đi.
- 01 Bản sao Giấy phép kinh doanh mới hoặc quyết định/văn bản của cơ quan Nhà nước về việc chuyển địa điểm kinh doanh của đơn vị;
- 01 Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);
- 01 Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng/người;
- Chứng từ nộp tiền (Bảo sao nếu có).
Thời hạn giải quyết báo giảm BHXH: Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày cơ quan BHXH nơi chuyển đi nhận đủ hồ sơ báo giảm của công ty/doanh nghiệp.
Lưu ý:
Sau khi nộp hồ sơ báo giảm điện Mẫu 600a cho cơ quan BHXH nơi chuyển đi, người nộp thuế phải liên hệ với người quản lý thu để xác nhận công nợ cần thanh toán cho cơ quan BHXH. Đơn vị tiến hành thanh toán công nợ và nộp hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH chậm nhất vào ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi doanh nghiệp chuyển đi.
Đối với các đơn vị đang sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử, khi thực hiện giao dịch thành công nhưng đơn vị không đính kèm hình ảnh của các loại giấy tờ (nêu trên) thì phải in bảng kê và nộp hồ sơ này cùng thẻ BHYT (nếu có) cho cơ quan BHXH theo đường bưu điện (phí bưu điện sẽ do cơ quan BHXH nơi chuyển đi chi trả).
Doanh nghiệp phải tiến hành thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng và nộp cho cơ quan BHXH nơi chuyển đi trước ngày thứ 05 của tháng báo giảm. Trong trường hợp không thu hồi được thẻ BHYT thì doanh nghiệp phải lập danh sách bổ sung giá trị thẻ còn lại (Mẫu D02-TS).
Trong trường hợp đơn vị lựa chọn việc nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ của cơ quan BHXH sẽ được cộng thêm 02 ngày cho mỗi lượt (tức là 12 ngày/lượt).
Sau khi nộp hồ sơ báo giảm BHXH tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi, người nộp thuế phải thực hiện chốt sổ BHXH.
Hồ sơ chốt sổ tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi bao gồm các loại giấy tờ sau:
- 02 Phiếu giao nhận hồ sơ xác nhận quá trình đóng BHXH áp dụng cho mẫu sổ mới (Mẫu 321);
- 02 Phiếu giao nhận hồ sơ xác nhận quá trình đóng BHXH áp dụng cho mẫu sổ cữ (Mẫu 301);
- Tờ rời sổ BHXH (nếu có);
- 01 Sổ BHXH/người;
- (01 Bản/người) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
- Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có);
Thời hạn giải quyết hồ sơ: Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được đủ hồ sơ chốt sổ BHXH của đơn vị.
Lưu ý:
Người nộp thuế phải thanh toán đầy đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN cho đến tháng chuyển đi và nộp hồ sơ giải quyết các chế độ của người lao động tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi trước khi chuyển sang địa điểm mới. Đơn vị cần nhanh chóng đăng ký tham gia BHXH tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến mà không cần đợi cơ quan BHXH nơi chuyển đi giải quyết xong các hồ sơ, yêu cầu của đơn vị.
Nếu đơn vị lựa chọn việc nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ của cơ quan BHXH sẽ cộng thêm 2 ngày cho mỗi lượt (tức là 12 ngày/lượt).
Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến, người nộp thuế phải nộp hồ sơ báo tăng BHXH, BHYT, BHTN để hoàn tất thủ tục chuyển quận BHXH.
Hồ sơ báo tăng BHXH, BHYT, BHTN bao gồm:
- Biên bản chuyển địa điểm quản lý BHXH;
- 01 Bản tổng hợp danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT;
- 01 Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tại cơ quan BHXH cũ (Mẫu C12-TS);
- 01 Tờ khai cung cấp thay đổi đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu số TK3-TS);
- (01 Bản/người) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT;
- 01 Bản sao chứng thực Quyết định thành lập hoặc Giấy phép kinh doanh/hoạt động;
- 01 Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);
- 01 Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu 101).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, đơn vị tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến.
Lưu ý:
Trong vòng 04 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo chấp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH mới, đơn vị phải thanh toán ngay số tiền tham gia BHXH, BHYT, BHTN tháng đầu tiên làm căn cứ cho cơ quan BHXH nơi chuyển đến đến cấp thẻ BHYT kịp thời cho người lao động.
Nếu đơn vị lựa chọn việc nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ của cơ quan BHXH sẽ được cộng thêm 02 ngày cho mỗi lượt (tức là 12 ngày/lượt).
Trên đây là toàn nội dung hướng dẫn thủ tục chuyển cơ quan BHXH khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh. Mọi thắc mắc bạn đọc vui lòng liên hệ hotline để được tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.