Hướng Dẫn Thủ Tục Điều Chỉnh Mức Đóng BHXH Mới Nhất 2026
Điều chỉnh mức đóng BHXH là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp mỗi khi tiền lương của người lao động có sự thay đổi. Nếu không cập nhật kịp thời, quyền lợi của người lao động về lương hưu, chế độ ốm đau, thai sản và bảo hiểm tai nạn lao động đều có thể bị ảnh hưởng. Bài viết dưới đây của eBHXH sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH - từ hồ sơ, trình tự thực hiện đến thời hạn giải quyết mới nhất theo quy định hiện hành.
Điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội là gì?
Mức đóng BHXH của người lao động được xác định dựa trên tiền lương ghi trong hợp đồng lao động. Khi mức lương này có sự thay đổi thì đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm làm thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH tương ứng tại cơ quan bảo hiểm xã hội.
Các trường hợp phổ biến cần thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH gồm:
+ Người lao động được tăng lương định kỳ
+ Điều chỉnh lương tối thiểu vùng
+ Ký lại hợp đồng lao động với mức lương khác
+ Bổ sung phụ cấp thuộc diện tính đóng BHXH…
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể ghi trong hợp đồng lao động. Bất kỳ thay đổi nào ảnh hưởng đến những khoản này đều kéo theo nghĩa vụ thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH kịp thời.
Theo tiểu mục 1.3 Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH, khi người lao động thay đổi tiền lương đóng bảo hiểm, bộ hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH gồm:
Về phía người lao động:
+ Nếu đã có mã số BHXH, chỉ cần cung cấp mã số đó cho đơn vị để lập hồ sơ.
+ Nếu chưa có mã số BHXH hoặc tra cứu không thấy, người lao động điền vào Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) và nộp cho đơn vị.
Về phía đơn vị sử dụng lao động:
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-LT).
+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Số lượng hồ sơ cần nộp: 01 bộ. Trong một số trường hợp đặc thù, cơ quan BHXH có thể yêu cầu bổ sung tài liệu liên quan đến quyết định điều chỉnh lương của đơn vị.
Hướng dẫn thủ tục điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội
Quy trình thực hiện thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH gồm 3 bước chính sau đây:
Bước 1 - Chuẩn Bị và Lập Hồ Sơ
Người lao động cung cấp mã số BHXH hoặc điền Mẫu TK1-TS nếu chưa có mã. Đơn vị sử dụng lao động lập Mẫu D02-LT (cập nhật mức lương mới) và Mẫu D01-TS, đồng thời rà soát kỹ thông tin trước khi nộp để tránh phát sinh sai sót.
Bước 2 - Nộp Hồ Sơ Điều Chỉnh Mức Đóng BHXH
Đơn vị lựa chọn nộp hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH theo một trong các hình thức sau:
- Nộp trực tuyến (ưu tiên): Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam tại baohiemxahoi.gov.vn, qua tổ chức I-VAN hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại dichvucong.gov.vn. Hình thức này tiết kiệm thời gian, dễ theo dõi tiến độ và được khuyến khích áp dụng.
- Nộp qua bưu chính: Gửi bộ hồ sơ giấy đến địa chỉ cơ quan BHXH có thẩm quyền. Phù hợp với đơn vị ở vùng sâu hoặc chưa triển khai hồ sơ điện tử.
- Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp. Cần mang theo bản gốc để đối chiếu khi được yêu cầu.
Bước 3 - Nhận Kết Quả Giải Quyết
Sau khi xử lý, đơn vị nhận kết quả theo hình thức đã đăng ký. Với trường hợp điều chỉnh tăng hoặc giảm tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, cơ quan BHXH ghi nhận kết quả vào cơ sở dữ liệu và cập nhật thông tin vào hồ sơ người lao động. Với trường hợp tăng/giảm lao động tham gia bảo hiểm, người lao động được cấp Sổ BHXH và thẻ BHYT mới nếu có thay đổi thông tin.
Thời gian giải quyết hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH được quy định rõ ràng:
+ Không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ: áp dụng với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
+ Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ: áp dụng với các trường hợp còn lại.
Doanh nghiệp cần lưu ý: thời hạn này tính từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ, không phải từ ngày nộp. Nếu hồ sơ thiếu sót và phải bổ sung, thời hạn xử lý được tính lại từ đầu sau khi hoàn thiện giấy tờ.
Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc của người lao động là bao nhiêu?
Khi thực hiện thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH, doanh nghiệp cần nắm vững tỷ lệ đóng hiện hành theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 để tính đúng số tiền phải đóng sau khi lương thay đổi.
- Tỷ lệ đóng của người sử dụng lao động:
+ Quỹ hưu trí - tử tuất: 14%
- Quỹ ốm đau - thai sản: 3%
- Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: 0,5% (riêng doanh nghiệp ngành nghề nguy cơ cao, nếu đủ điều kiện và được Bộ LĐTBXH chấp thuận thì được đóng mức 0,3%)
- Bảo hiểm thất nghiệp: 1%
- Bảo hiểm y tế: 3%
Tổng cộng: 21,5%
- Tỷ lệ đóng của người lao động Việt Nam:
+ Quỹ hưu trí - tử tuất: 8%
+ Bảo hiểm thất nghiệp: 1%
+ Bảo hiểm y tế: 1,5%
Tổng cộng: 10,5%
Tổng tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc của cả hai bên là 32% trên mức tiền lương làm căn cứ đóng. Khi điều chỉnh mức đóng BHXH do lương tăng, khoản phải đóng hàng tháng cũng tăng tương ứng. Đây chính là lý do đơn vị cần thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH ngay và chính xác để tránh truy thu, phạt chậm nộp về sau.
- Nộp đúng thời điểm: Doanh nghiệp nên thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH ngay trong tháng có sự thay đổi lương. Chậm trễ có thể gây sai lệch dữ liệu và ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động khi phát sinh chế độ.
- Kiểm tra mã số BHXH: Tra cứu và xác nhận mã số BHXH của từng lao động trước khi lập hồ sơ để tránh nhầm lẫn thông tin dẫn đến bị từ chối hoặc mất thêm thời gian chỉnh sửa.
- Phân biệt khoản phụ cấp đóng và không đóng BHXH: Không phải tất cả phụ cấp đều là căn cứ đóng bảo hiểm. Chỉ những khoản có giá trị xác định cụ thể và ghi trong hợp đồng lao động mới thuộc diện tính đóng. Rà soát kỹ để tránh khai thiếu hoặc thừa khi điều chỉnh mức đóng BHXH.
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Dù nộp trực tuyến hay trực tiếp, đơn vị vẫn cần giữ lại hồ sơ gốc tối thiểu 05 năm để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
Thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH không phức tạp nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện đúng thời điểm, đúng biểu mẫu và lựa chọn hình thức nộp hồ sơ phù hợp. Thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH kịp thời không chỉ giúp đơn vị tuân thủ pháp luật mà còn bảo đảm đầy đủ quyền lợi cho người lao động khi phát sinh ốm đau, thai sản, hưu trí hay tai nạn lao động.