Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử là gì? Quy định về chứng từ BHXH điện tử
Chứng từ bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử là gì? Chứng từ BHXH được chia thành mấy loại và quy định của pháp luật về chứng từ BHXH điện tử như thế nào? Trong bài viết hôm nay, cùng EFY-eBHXH tìm hiểu nhé.
Chứng từ BHXH điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, định nghĩa về chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử như sau:
“Bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử để thực hiện các giao dịch trong lĩnh vực BHXH.”
Theo đó, chứng từ BHXH điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy theo quy định (Điều 7 Nghị định 166).
Có mấy loại chứng từ BHXH điện tử?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Quyết định 838/QĐ-BHXH 2017 về quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN do Bảo hiểm xã hội VN ban hành, chứng từ BHXH điện tử bao gồm các loại sau:
(1) Hồ sơ BHXH điện tử bao gồm hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; Hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; và hồ sơ giám định, thanh toán chi phí khám chữa bệnh BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương tiện điện tử;
(2) Chứng từ kế toán theo quy định tại Luật Kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH VN bằng phương tiện điện tử.
Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng được các yêu cầu theo quy định sau:
- Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán và được lập theo đúng định dạng, mẫu, cấu trúc điện tử theo quy định;
- Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực bị hủy phải có ký hiệu riêng thể hiện đã bị hủy, nguyên nhân hủy, lý do hủy và phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử;
- Được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử và đảm bảo tính an toàn, bảo mật toàn vẹn, đầy đủ không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. Thời gian lưu trữ theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.
(3) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch BHXH bằng phương tiện điện tử.
Các yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định
Chứng từ bảo hiểm xã hội phải đảm bảo các yêu cầu được quy định tại Điều 9 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, cụ thể:
- Các chứng từ BHXH điện tử theo quy định tại mục 2 phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký chứng từ BHXH điện tử theo quy định;
Trong trường hợp chứng từ BHXH điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ BHXH điện tử đến người ký cuối cùng.
- Đối với chứng từ BHXH điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định tại Luật giao dịch điện tử 2005;
Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
(1) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;
(2) Có chữ ký và họ tên đầy đủ của người thực hiện chuyển;
(3) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.
- Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể được chuyển sang chứng từ giấy nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương tự như trên.
Thời hạn nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử
Thời gian nộp chứng từ BHXH điện tử được quy định được Điều 10 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, như sau:
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp chứng từ BHXH điện tử được thực hiện các giao dịch điện tử qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc tổ chức cung cấp I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần;
- BHXH Việt Nam, tổ chức cung cấp I-VAN gửi thông báo xác nhận đã nhận được chứng từ BHXH điện tử điện địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân chậm nhất 15 phút sau khi nhận được chứng từ BHXH điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp gửi đến.
Thời gian lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định
Thời hạn lưu trữ chứng từ BHXH điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trường hợp chứng từ BHXH điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ BHXH điện tử đang lưu hành. Thì tiếp tục lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ BHXH không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.
Trên đây là toàn bộ nội dung về chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định. Mọi thắc mắc về nghiệp vụ BHXH, BHYT, BHTN vui lòng liên hệ đến hotline để được hướng dẫn nhanh chóng và chính xác nhất.
Để được hỗ trợ tư vấn và đăng ký dùng thử EFY-eBHXH, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY
✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về phần mềm eBHXH: