Mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH: Hướng dẫn lập
Công văn giải trình chênh lệch BHXH là văn bản được nhiều doanh nghiệp tìm kiếm. Hiện nay, sự chênh lệch số liệu báo cáo bảo hiểm xã hội so với thực tế là vấn đề mà nhiều đơn vị gặp phải. Do đó, việc giải trình các khoản chênh lệch này có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định. Cùng eBHXH tìm hiểu cách lập công văn giải trình chênh lệch BHXH dưới đây.
Thế nào là công văn giải trình?
Công văn giải trình là văn bản hành chính thường được dùng để trình bày, giải thích hay làm rõ một vấn đề cụ thể khi có yêu cầu. Hiện nay, các đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức thường xuyên thực hiện các công văn giải trình như công văn gửi BHXH giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội hoặc giải trình chậm nộp BHXH cho người lao động, công văn giải trình với cơ quan thuế,....
Việc soạn thảo công văn giải trình đúng quy cách sẽ thể hiện được sự tôn trọng đối với cơ quan chức năng và nâng cao uy tín của tổ chức.
Thông thường, công văn giải trình gồm 03 nội dung chính:
Phần mở đầu: Quốc hiệu - Tiêu ngữ Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, kèm ngày tháng năm lập công văn, tên công văn, vấn đề giải trình, gửi tới cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào,...
Nội dung chính: Giải trình lý do viết công văn (theo yêu cầu hoặc theo công văn yêu cầu giải trình số bao nhiêu), nội dung và các tài liệu kèm theo (nếu có);
Phần kết: Cam kết những nội dung trong bản giải trình là đúng sự thật và sẵn sàng chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung trong công văn. Ký tên và đóng dấu.
Công văn giải trình chênh lệch BHXH là gì?
Công văn giải trình bảo hiểm xã hội là loại văn bản hành chính mà doanh nghiệp sử dụng để trình bày, giải thích và làm rõ vấn đề cụ thể liên quan đến BHXH khi có yêu cầu.
Các trường hợp cần giải trình chênh lệch BHXH thường gồm sai sót trong báo cáo tài chính, số liệu thống kê hoặc hồ sơ doanh nghiệp, thực hiện dự án, hợp đồng hoặc các yêu cầu từ cơ quan chức năng liên quan đến pháp lý, thuế và BHXH.
Khi nào phải làm công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội?
Theo quy định tại Nghị định số 03/2014/NĐ-CP, cơ quan BHXH có quyền thanh tra doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức khi phát hiện các dấu hiệu vi phạm trong việc đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể vị thanh tra khi:
(1) Chậm đóng BHXH cho người lao động trong khoảng thời gian sau:
- Trên 02 tháng với phương thức đóng hàng tháng.
- Chậm 04 tháng với phương thức đóng 04 tháng.
- Chậm 07 tháng với phương thức đóng 06 tháng.
(2) Có dấu hiệu hoặc cố tình trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN
(3) Đóng không đúng với tiền lương của người lao động
(4) Thu tiền NLĐ nhưng không đóng hoặc đóng không kịp thời, không đủ số tiền phải đóng
(5) Khai man hoặc giả mạo hồ sơ đóng BHXH
(6) Đăng ký lùi thời hạn đóng BHXH.
(7) Lương chế độ thai sản cao dù thời gian đóng ít.
(8) Không báo tăng mức đóng BHXH kịp thời theo mức lương tối thiểu vùng.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp có sự chênh lệch giữa số lượng người đóng BHXH với số người lao động thực tế tại doanh nghiệp. Trong trường hợp này, đơn vị sẽ vừa bị thanh tra BHXH vừa bị thanh tra thuế.
Để giải quyết, đơn vị cần làm công văn giải trình chênh lệch BHXH để phần nào đánh giá được sự hợp tác và thể hiện tinh thần trách nhiệm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không trốn tránh trách nhiệm mà tự giác làm rõ vấn đề, hợp tác với cơ quan BHXH để giải quyết.
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về mẫu Công văn giải trình chênh lệch BHXH, tuy nhiên, độc giả có thể tham khảo mẫu dưới đây:
>>> Tải ngay mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH tại đây
Những lưu ý khi lập công văn giải trình chênh lệch BHXH
Các đơn vị khi lập công văn giải trình BHXH gửi cơ quan BHXH cần lưu ý những vấn đề sau:
- Sử dụng đúng mẫu giải trình tương ứng với trường hợp đang gặp phải;
- Nội dung công văn giải trình phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu;
- Gửi công văn giải trình theo đúng thời gian theo quy định;
- Hồ sơ, giấy tờ kèm theo khi gửi công văn giải trình BHXH như:
+ Hồ sơ lao động kèm bản sơ yếu lý lịch của NLĐ đang làm việc tại đơn vị;
+ Đơn đăng ký thang bảng lương, sử dụng lao động với Phòng LĐTBXH;
+ Báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp;
+ Hệ thống thang bảng lương tại doanh nghiệp;
+ Bảng chấm công, thanh toán lương của NLĐ;
+ Bảng quyết toán thuế TNCN của đơn vị;
+ Bản photo công chứng sổ BHXH của NLĐ;
+ Khai báo quá trình sử dụng lao động.
+ Danh sách chi trả cho nhân viên
+ Hồ sơ đăng ký đóng và đã đóng BHXH
+ Quyết định của doanh nghiệp với nhân viên
Việc tuân thủ đầy đủ các lưu ý trên sẽ giúp các đơn vị lập công văn giải trình chênh lệch BHXH hiệu quả và chính xác hơn. Ngoài ra, các đơn vị nên chủ động rà soát, kiểm tra số liệu báo cáo BHXH thường xuyên để kịp thời phát hiện và khắc phục sai sót, hạn chế việc xảy ra chênh lệch số liệu BHXH.
Để được hỗ trợ tư vấn và đăng ký dùng thử EFY-eBHXH, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY
✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về phần mềm eBHXH: