Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động và Cách lập mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động
Để việc sử dụng lao động, phân bổ nhân lực hiệu quả, việc lập mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động là vô cùng quan trọng. Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp cũng sẽ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ. Vậy mẫu báo cáo thế nào? Khi nào cần nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động? Hãy cùng Bảo hiểm xã hội điện tử EFY tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Hướng dẫn chi tiết cách lập báo cáo tình hình sử dụng lao động
Trước khi tìm hiểu Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần lưu ý về thời điểm nộp báo cáo. Theo quy định tại điều 12 Bộ luật lao động 2019 và điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, NSDLĐ có trách nhiệm quản lý lao động và xuất trình khi cơ quan Nhà nước có thầm quyền yêu cầu báo cáo. NSDLĐ sẽ tiến hành khai trình việc sử dụng lao động theo quy định tại nghị định 122/2020/NĐ-CP.
Định kỳ trước ngày 05/6 (với báo cáo 6 tháng đầu năm) và trước ngày 05/12 (với báo cáo năm), NSDLĐ cần lập báo cáo và cập nhật thay đổi trong việc sử dụng lao động tới cơ quan có thẩm quyền. Cụ thể ở đây là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Việc nộp báo cáo sẽ được thực hiện thông qua cổng dịch vụ công Quốc gia. Đồng thời, NSDLĐ cũng cần thông báo tới cơ quan BHXH cấp huyện nơi đơn vị lập trụ sở/chi nhánh/ văn phòng đại diện.
Trong trường hợp NSDLĐ không thể kịp thời báo cáo tình hình thay đổi qua dịch vụ công quốc gia thì cần nộp báo cáo bằng giấy theo mẫu 01/PLI. Đồng thời, thông báo tới cơ quan BHXH cấp huyện.
Sau khi nhận được báo cáo tình hình sử dụng lao động, Sở lao động – Thương binh và xã hội sẽ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi lao động của đơn vị sử dụng lao động. Việc cập nhật áp dụng với trường hợp NSDLĐ gửi báo cáo hàng ngày bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ các thông tin.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động
Hiện nay, các doanh nghiệp cần lập báo cáo theo mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động có sẵn. Mẫu báo cáo được sử dụng là mẫu D02-LT. Khi điền thông tin, doanh nghiệp cần lưu ý tới phần ghi thông tin chung và các tiêu chí theo cột.
- Tên đơn vị: Ghi chính xác tên đơn vị theo tên trên giấy đăng ký kinh doanh/quyết định thành lập doanh nghiệp.
- Mã đơn vị/mã số thuế: ghi mã số thuế/mã đơn vị do cơ quan BHXH cung cấp
- Địa chỉ: ghi địa chỉ nơi doanh nghiệp đóng trụ sở theo giấy đăng ký kinh doanh.
- Điện thoại và email: ghi theo thông tin doanh nghiệp đăng ký với cơ quan BHXH.
Trên mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ có các cột, doanh nghiệp cần ghi đúng thông tin tại từng cột. Cụ thể:
- Cột (1): Ghi số thứ tự từ 1, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
- Cột (2): ghi họ và tên của NLĐ, mỗi NLĐ tương ứng với 1 hàng
- Cột (3): Ghi mã số đối với những NLĐ đã có sổ BHXH/mã số BHXH.
- Cột (4): Ghi đầy đủ thông tin ngày/tháng/năm sinh của NLĐ, ghi theo giấy khai sinh/chứng minh thư/CCCD hoặc hộ chiếu của NLĐ.
- Cột (5): Ghi giới tính của NLĐ (nam/nữ)
- Cột (6): Ghi số CCCD/chứng minh thư còn giá trị sử dụng của NLĐ. Nếu người nước ngoài là NLĐ thì ghi số hộ chiếu.
- Cột (7): ghi chức vụ, cấp bậc, công việc của NLĐ theo hợp đồng lao động. Chẳng hạn như nhân viên phòng Marketing, phụ trách truyền thông nội bộ.
- Các cột từ 8 – 11: phân loại lao động. Ở cột 11 có thể phân loại thành các tiêu thức như: trợ lý, nhân viên dịch vụ, thợ thủ công, công nhân vận hành…
- Cột 12: ghi mức tiền lương của NLĐ theo thỏa thuận ban đầu với NSDLĐ:
+ Nếu NLĐ thực hiện chế độ tiền lương theo quy định của Nhà nước thì ghi hệ số lương.
+ Nếu NLĐ thực hiện chế độ tiền lương theo thỏa thuận với NSDLĐ thì ghi mức lương cụ thể (đơn vị VNĐ).
- Cột từ 13 – 15: ghi phụ cấp chức vụ của NLĐ (ghi hệ số), phụ cấp thâm niên vượt khung/thâm niên nghề (tỷ lệ %). Trường hợp NLĐ không có các phụ cấp kể trên thì để trống.
- Cột 16: ghi phụ cấp lương theo quy định của luật lao động, nếu không có thì để trống.
- Cột 17: ghi các khoản bổ sung khác (nếu có)
- Cột 18, 19: nếu NLĐ làm việc trong các ngành nghề, điều kiện nặng nhọc/độc hại/nguy hiểm thì ghi ngày/tháng/năm bắt đầu và kết thúc công việc.
- Cột 20 – 22: lần lượt ghi:
+ Ngày/tháng/năm NLĐ bắt đầu làm việc (ghi theo HĐLĐ không xác định thời hạn)
+ Thời hạn hợp đồng lao động có hiệu lực
+ Thời hạn hết hiệu lực của Hợp đồng (áp dụng với HĐLĐ xác định thời hạn).
- Cột 23, 24: Với hợp đồng 1 tháng, hợp đồng thử việc thì ghi ngày/tháng/năm hợp đồng có hiệu lực và hết hiệu lực
- Cột 25, 26: ghi ngày/tháng/năm NSDLĐ bắt đầu/kết thúc quá trình đóng BHXH cho NLĐ.
- Cột 27: ghi số, ngày/tháng/năm của HĐLĐ, ghi rõ thời hạn bắt đầu và kết thúc. Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì ghi đối tượng hưởng (người có công/cựu chiến binh…)
Khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động cần lưu ý gì?
Khi điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động, NSDLĐ cần lưu ý, nếu đơn vị có nhiều danh sách đóng BHXH cho NLĐ thì các danh sách cần được đánh số để việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Ngoài ra, trong quá trình kê khai phải đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin về BHYT, BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN của từng NLĐ. Doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ, lưu trữ các hồ sơ tham gia Bảo hiểm của NLĐ.
- Trường hợp NLĐ chỉ tham gia BHTNLĐ – BNN thì ghi chú ở cột 27
- Trường hợp báo tăng với NLĐ đã có BHXH thì ghi nơi Khám chứa bệnh ban đầu ở cột 27.
Ở dưới cùng của báo cáo tình hình sử dụng lao động, đơn vị cần ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu. Cần gi rõ họ tên của người chịu trách nhiệm. Báo cáo sẽ chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký và đóng dấu của công ty.
Trên đây là mẫu báo tình hình sử dụng lao động theo mẫu D02-LT. Doanh nghiệp cần lưu ý đền đúng thông tin, đủ chữ ký và đóng dấu để báo cáo có giá trị pháp lý. Đồng thời, NSDLĐ cần nộp đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
Để được hỗ trợ tư vấn và đăng ký dùng thử EFY-eBHXH, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY
✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về phần mềm eBHXH: