Hướng dẫn thủ tục tham gia BHXH cho hộ kinh doanh
Việc tham gia BHXH cho hộ kinh doanh là một nghĩa vụ quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi cho người lao động và tuân thủ các quy định của pháp luật. Đặc biệt, theo Luật BHXH 2024, từ 1/7/2025, chủ hộ kinh doanh là đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Trong bài viết dưới đây, cùng eBHXH tìm hiểu thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh lần đầu phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử eBHXH nhé.
Những thủ tục cần thiết khi tham gia BHXH cho hộ kinh doanh
Bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh không chỉ áp dụng cho người lao động mà còn là trách nhiệm của chủ hộ kinh doanh. Các đối tượng phải tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:
- Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động (HĐLĐ) không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên, hoặc HĐLĐ mùa vụ từ đủ 3 tháng trở lên.
- Người lao động là công dân nước ngoài làm việc cho hộ kinh doanh nếu có giấy phép lao động hợp lệ.
- Chủ hộ kinh doanh có hợp đồng lao động và hưởng tiền lương từ doanh thu của hộ kinh doanh cũng thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Lưu ý cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ trước khi đăng kí BHXH cho hộ kinh doanh
Để tham gia bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh, bạn cần chuẩn bị các hồ sơ sau:
Hồ sơ của hộ kinh doanh (doanh nghiệp):
- Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin của người lao động (Mẫu D01-TS).
Hồ sơ của người lao động:
- Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động (Mẫu TK1-TS),
>>> Xem thêm: Hướng dẫn điền và tải mẫu TK1-TS theo quyết định 490 tại đây
- Hợp đồng lao động đã ký với hộ kinh doanh.
- Giấy tờ chứng minh quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có).
Quy trình thực hiện thủ tục tham gia BHXH cho hộ kinh doanh
Để thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan bảo hiểm.
Bước 2: Đăng ký mã đơn vị bảo hiểm xã hội
Nếu hộ kinh doanh lần đầu tham gia bảo hiểm xã hội, cần nộp Mẫu TK3-TS và mã đăng ký kinh doanh để đăng ký mã đơn vị BHXH.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký
Sau khi có mã đơn vị BHXH, hộ kinh doanh sẽ tiến hành nộp hồ sơ báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu tại cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ BHYT
Cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ BHXH và Thẻ BHYT cho người lao động sau khi hồ sơ được tiếp nhận đầy đủ và hợp lệ. Thời gian cấp thường không quá 5 ngày làm việc.
Hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội theo hai hình thức:
- Nộp hồ sơ giấy: Gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
- Nộp hồ sơ điện tử: Sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử nếu doanh nghiệp có chữ ký số.
Nếu hộ kinh doanh của bạn là đơn vị chưa có mã đơn vị BHXH, bạn cần thực hiện đăng ký qua phần mềm EFY - eBHXH. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết:
(Chỉ áp dụng với các đơn vị là Hộ kinh doanh ở Hà Nội)
Truy cập vào ebhxh.efy.com.vn, chọn Đăng ký để bắt đầu quá trình kê khai.
Giao diện phần mềm kê khai BHXH điện tử EFY-eBHXH
Giao diện đăng kí của EFY-eBHXH
- Hình thức đăng ký: Chọn Trực tiếp/Đại lý/CTV.
- Mã xác nhận đại lý/CTV: Nhập mã xác nhận của Đại lý/CTV nếu chọn hình thức đăng ký là Đại lý/CTV.
- Tỉnh/Thành phố: Lựa chọn tỉnh thành phố của bạn
- Tích chọn đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu (chưa có mã đơn vị).
- Mã xác nhận tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu: Nếu đăng ký theo hình thức trực tiếp, vui lòng liên hệ tổng đài Miền Bắc: 19006142 hoặc Miền Nam: 19006139 để được cấp mã.
- Nhập đầy đủ thông tin đăng ký còn lại và đính kèm giấy Đăng ký kinh doanh.
- Phương thức đóng: Chọn "Hàng tháng" đối với các trường hợp còn lại. Nếu hộ kinh doanh thuộc lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, hoặc diêm nghiệp, có thể chọn phương thức đóng "3 tháng" hoặc "6 tháng” một lần.
Thao tác lựa chọn chữ kí số trên phần mềm EFY-eBHXH
Để ký và nộp hồ sơ, đơn vị cần thiết lập chữ ký số qua USB Token. Cắm USB Token vào máy tính, chọn chữ ký số và chứng thư số để ký nộp hồ sơ. Cài công cụ EFY-Signatures nếu cần thiết để hỗ trợ ký số.
Lựa chọn các gói và tiền hành thanh toán
Giao diện đăng kí cấp mã PIN
Nhấn Đăng ký, nhập mã pin và nhấn Đăng nhập để ký nộp hồ sơ sang cơ quan BHXH. Sau khi ký nộp thành công, hệ thống sẽ gửi mã kích hoạt về địa chỉ email đã đăng ký.
Đơn vị lưu ý check mail điền mã kích hoạt để hoàn tất thủ tục đăng ký.
Lưu ý: Mã kích hoạt có giá trị trong vòng 24h kể từ khi nhận email. Sau 24h, bạn cần đăng ký lại với BHXH nếu chưa kích hoạt.
Quyền lợi của chủ hộ kinh doanh khi tham gia BHXH
Chủ hộ kinh doanh tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ được hưởng các quyền lợi quan trọng, bao gồm:
- Hưởng chế độ bảo hiểm xã hội theo các quy định của pháp luật, bao gồm ốm đau, thai sản, hưu trí và tử tuất.
- Cấp Sổ BHXH giúp theo dõi quá trình đóng và hưởng bảo hiểm.
- Nhận thông tin định kỳ từ cơ quan BHXH về việc đóng bảo hiểm qua các phương tiện điện tử.
- Yêu cầu xác nhận thông tin từ cơ quan BHXH bất cứ khi nào cần thiết.
- Thực hiện khiếu nại hoặc tố cáo các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội nếu cần.
- Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội phải được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và chủ hộ kinh doanh.
- Cập nhật các thay đổi trong quy định về bảo hiểm xã hội khi có sự thay đổi từ 1/7/2025 theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024.
- Phải thực hiện báo tăng lao động trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận tài khoản giao dịch để tránh bị thu hồi mã đơn vị.
- Bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh không quá phức tạp nếu bạn thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu rõ hơn về thủ tục tham gia BHXH lần đầu dành cho các hộ kinh doanh. Các bước thực hiện và hồ sơ cần thiết không quá khó, tuy nhiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và điền đúng thông tin để việc khai báo được đảm bảo thành công.