Hướng Dẫn Điền Mẫu TK3-TS Theo Quyết Định 366/QĐ-BHXH Chi Tiết Nhất
Từ ngày 01/5/2026, tất cả các đơn vị phải chuyển sang sử dụng mẫu TK3-TS mới ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, thay thế toàn bộ các mẫu cũ theo Quyết định 595, 490, 505. Bài viết dưới đây của eBHXH hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH đúng quy định, tránh sai sót khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH
Mẫu TK3-TS là Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Đây là biểu mẫu nền tảng để cơ quan BHXH ghi nhận và quản lý thống nhất dữ liệu của đơn vị trong hệ thống.
Căn cứ theo Phụ lục Biểu mẫu ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026, mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH được sử dụng với 3 mục đích chính:
- Đăng ký tham gia lần đầu: Khi doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, cơ quan, tổ chức bắt đầu tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động.
- Di chuyển địa bàn quản lý: Khi đơn vị thay đổi địa chỉ đăng ký trụ sở chính sang địa bàn do cơ quan BHXH khác quản lý.
- Điều chỉnh thông tin đơn vị: Khi có thay đổi về tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, loại hình đơn vị, ngành kinh tế hoặc phương thức đóng.
Trách nhiệm lập: Đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT, hoặc tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng là những đơn vị có trách nhiệm lập mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH và nộp cho cơ quan BHXH có thẩm quyền.
Lưu ý quan trọng: Kể từ ngày 01/5/2026, đơn vị bắt buộc phải dùng mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH. Không được sử dụng lại mẫu cũ theo các Quyết định 490, 505, 595 hay 959 khi lập hồ sơ mới, trừ trường hợp tra cứu hồ sơ đã nộp trước đây.
>>> Tải về mẫu TK01-TS word mới nhất 2026 (Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế)
>>> Tải về mẫu D02-LT excel mới nhất 2026 (Danh sách tham gia điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN)
>>> Tải về mẫu D05-TS excel mới nhất 2026 (Danh sách tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện)
>>> Tải về mẫu D06-TS excel mới nhất 2026 (Danh sách tham gia bảo hiểm tai nạn lao động theo hình thức tự nguyện)
Hướng dẫn điền mẫu TK3-TS chi tiết theo từng chỉ tiêu
Mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH gồm phần tiêu đề (mã định danh đơn vị) và 14 chỉ tiêu chính cần kê khai. Nắm rõ cấu trúc này giúp người lập hồ sơ không bỏ sót thông tin hoặc điền nhầm vị trí.
Phần đầu tờ khai ghi Mã định danh đơn vị - là mã do cơ quan BHXH cấp khi đơn vị đã tham gia trước đó. Đơn vị đăng ký lần đầu chưa có mã thì để trống phần này.
Dưới đây là cách điền các chỉ tiêu mẫu TK3-TS chi tiết:
[01] Tên đơn vị: Ghi đầy đủ tên đơn vị bằng tiếng Việt (có dấu) theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã hoặc Quyết định thành lập. Không được viết tắt hoặc ghi tên thương mại khác với tên pháp lý. Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất vì nó quyết định danh tính đơn vị trong hệ thống dữ liệu BHXH.
[02] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của đơn vị do cơ quan Thuế cấp, hoặc mã quan hệ ngân sách do cơ quan Tài chính cấp (áp dụng với đơn vị sự nghiệp, cơ quan nhà nước). Trường hợp đơn vị chưa được cấp mã số thuế thì để trống chỉ tiêu này.
[03] Địa chỉ trụ sở chính: Ghi địa chỉ trụ sở chính của đơn vị như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã hoặc Quyết định thành lập. Lưu ý cần ghi đầy đủ số nhà, tên đường, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
[04] Địa chỉ liên hệ: Ghi đầy đủ địa chỉ thực tế để cơ quan BHXH liên hệ giao dịch, bao gồm số nhà, đường phố, xã/phường, tỉnh/thành phố (có thể khác địa chỉ trụ sở chính).
[05] Địa chỉ thư điện tử: Ghi email chính thức của đơn vị để nhận thông báo và kết quả xử lý hồ sơ từ cơ quan BHXH.
[06] Số điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại cố định hoặc di động để cơ quan BHXH liên hệ khi cần xác minh thông tin hoặc thông báo kết quả.
[07] Người đại diện: Ghi đầy đủ họ và tên người đại diện theo pháp luật của đơn vị như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã hoặc Quyết định thành lập. Lưu ý: phải ghi đúng tên người đại diện hợp pháp hiện tại, không ghi tên người được ủy quyền.
[08] Số định danh cá nhân: Ghi số định danh cá nhân (căn cước công dân 12 số) của người đại diện pháp luật. Thông tin này phải khớp với dữ liệu trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để cơ quan BHXH đối chiếu với cơ sở dữ liệu dân cư.
[09] Loại hình đơn vị: Ghi rõ loại hình đơn vị tương ứng, cụ thể gồm các nhóm:
+ Cơ quan hành chính, Đảng, đoàn
+ Sự nghiệp công lập
+ Sự nghiệp ngoài công lập
+ Doanh nghiệp nhà nước
+ Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
+ Doanh nghiệp ngoài nhà nước (ghi cụ thể: công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân)
+ Hợp tác xã; Tổ hợp tác; Hộ kinh doanh; Cá nhân có sử dụng lao động; Văn phòng đại diện, tổ chức quốc tế.
Khi điền mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, cần ghi chính xác và đầy đủ tên loại hình - không được ghi tắt hoặc chung chung.
[10] Ngành kinh tế: Ghi ngành nghề kinh doanh chính của đơn vị theo Hệ thống ngành kinh tế cấp 3, căn cứ Quyết định 36/2025/QĐ-TTg ngày 29/9/2025 của Thủ tướng Chính phủ ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Tra cứu đúng mã ngành cấp 3 để tránh sai sót.
[11] Đối tượng tham gia: Ghi rõ loại đối tượng tham gia bảo hiểm, ví dụ: cùng tham gia BHXH, BHYT, BHTN; người nước ngoài làm việc tại Việt Nam; hoặc chỉ tham gia BHYT.
[12] Phương thức đóng: Tích chọn phương thức đóng phù hợp: hằng tháng, 03 tháng một lần, hoặc 06 tháng một lần. Lưu ý: phương thức đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần chỉ được áp dụng đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm hoặc theo khoán.
[13] Đăng ký tham gia tại cơ quan BHXH: Ghi tên cơ quan BHXH nơi đơn vị đăng ký trụ sở chính theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã hoặc Quyết định thành lập. Trường hợp đăng ký tại chi nhánh hoặc văn phòng đại diện thì ghi tên cơ quan BHXH quản lý địa bàn đó.
[14] Điều chỉnh thông tin: Ghi rõ nội dung cần điều chỉnh như: tên đơn vị, địa chỉ, loại hình, người đại diện... Đây là chỉ tiêu dành riêng cho trường hợp đơn vị đã tham gia và cần cập nhật thông tin. Nếu đơn vị đăng ký lần đầu thì bỏ trống.
Trường hợp tạm dừng đóng quỹ hưu trí và tử tuất: Theo Luật Phục hồi, phá sản số 142/2025/QH15, tại chỉ tiêu [14], đơn vị ghi "đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất từ tháng... năm... đến tháng... năm..." (tính từ ngày Tòa án thụ lý đơn và không quá 12 tháng) kèm văn bản của Tòa án để làm căn cứ giải quyết.
Ký và đóng dấu: Cuối tờ khai, đơn vị sử dụng lao động (hoặc cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT, tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng) ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu. Hồ sơ thiếu chữ ký và dấu xác nhận sẽ bị cơ quan BHXH trả lại.
Hồ sơ nộp kèm mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH
Theo khoản 2 Điều 4 Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026, khi đăng ký hoặc điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho đơn vị, bộ hồ sơ gồm:
Mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH (Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN).
Mẫu D02-LT (Danh sách lao động tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN) kèm theo hồ sơ của đơn vị và người tham gia nếu có.
Số lượng hồ sơ: 01 bộ. Đơn vị có thể nộp theo hình thức điện tử qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam, qua tổ chức I-VAN, qua bưu chính hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
- Dùng mẫu cũ: Từ 01/5/2026, chỉ mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH mới được chấp nhận. Dùng mẫu theo Quyết định 490, 505, 595 hay 959 sẽ bị từ chối tiếp nhận hồ sơ ngay lập tức.
- Ghi tên đơn vị không khớp giấy phép: Tên tại chỉ tiêu [01] phải hoàn toàn trùng khớp tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Ghi tắt hoặc dùng tên thương mại sẽ gây lỗi đối chiếu dữ liệu.
- Bỏ trống chỉ tiêu bắt buộc: Các chỉ tiêu [01], [07], [09], [12], [13] là bắt buộc - không được để trống dù bất kỳ lý do gì.
- Chọn sai phương thức đóng: Đơn vị không thuộc lĩnh vực nông - lâm - ngư - diêm nghiệp nhưng chọn phương thức 03 hoặc 06 tháng là vi phạm quy định hiện hành.
- Thiếu chữ ký hoặc con dấu: Hồ sơ giấy cần chữ ký và dấu của đơn vị; hồ sơ điện tử cần chữ ký số hợp lệ. Thiếu bất kỳ yếu tố nào đều dẫn đến hồ sơ không hợp lệ.
Việc điền đúng mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH là bước khởi đầu quan trọng để đơn vị hoàn thiện hồ sơ BHXH, BHYT đúng quy định. Đơn vị cần tải và sử dụng đúng mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH mới nhất có hiệu lực từ 01/5/2026, tuyệt đối không dùng lại các biểu mẫu cũ để tránh phát sinh sai sót không đáng có.