HƯỚNG DẪN THỦ TỤC BÁO GIẢM BHXH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TRÊN PHẦN MỀM EFY

Hồ sơ báo giảm bhxh thế nào? Đây là vấn đề được rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp quan tâm. Để báo giảm bhxh dành cho người lao động trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử EFY, bạn cần thực hiện các bước dưới đây.

Các bước báo giảm BHXH cho NLĐ trên phần mềm EFY

Lưu ý: Các bước báo giảm BHXH dưới đây dành cho nhóm đối tượng tham gia BHXH,  BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN

Bước 1: Đơn vị Đăng nhập vào phần mềm → chọn “Kê Khai” → “Báo tăng,báo giảm,điều chỉnh đóng BHXH,BHYT,BHTN,BHTNLĐ,BNN” → ấn  “Lập tờ khai”.

Sau khi lập tờ khai thì chuyển sang sheet "D02-LT GIAM" để kê khai hồ sơ báo giảm lao động.

Bước 2: Trong hồ sơ kê khai , đơn vị “tích chọn một hoặc nhiều NLĐ” ở danh sách bên trái→ chọn “giảm lao động ”.

Lưu ý: Nếu thông tin NLĐ chưa có trong danh sách, Đơn vị ấn vào dấu + bên tay trái góc trên cùng để thêm thông tin → Điền hết thông tin ô dấu sao đỏ → ấn Ghi →Tích tên NLĐ → chọn “giảm lao động”.

Bước 3: Trên lưới kê khai (biểu mẫu D02-LT), Đơn vị điền hết thông tin những ô báo đỏ.

3 thời điểm kê khai, báo giảm BHXH

Thời điểm kê khai, báo giảm BHXH gồm 3 thời gian sau:

TRƯỜNG HỢP 1: Đơn vị “báo giảm BHXH trước tháng phát sinh”

Ví dụ với phương án GH (giảm hẳn), KL( Không lương),OF ( Nghỉ ốm)… sẽ không bị truy thu BHYT.

- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ

- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm tại đơn vị.

- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

Lưu ý 1: Đối với hồ sơ báo giảm BHXH cho lao động nghỉ thai sản,  đơn vị ghi rõ vào cột (28) ghi chú như sau: Nghỉ thai sản từ ngày/tháng/năm… Sinh con ngày/ tháng/ năm (Nếu chưa sinh con ghi chưa sinh).

Lưu ý 2: Riêng các đơn vị thuộc địa bàn Hà Nội và HCM hiện nay hướng dẫn nhập như sau:

- Cột (24.1) tháng năm bắt đầu là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ

- Cột (24.2) tháng năm kết thúc là tháng muốn báo giảm.

VD: Kỳ kê khai tháng 6/2021 đơn vị muốn báo giảm LĐ trước tháng cho tháng 7/2021 Thì đơn vị điền  Cột (24.1) là 07/2021

- Cột (24.2) là 07/2021

Đơn vị chú ý nhập theo hướng dẫn của cán bộ BHXH quận/huyện quản lí đơn vị yêu cầu trên địa bàn Hà Nội và HCM.

Đơn vị điền hết thông tin vào những ô dấu báo đỏ trên phần mềm ấn ‘Ghi lại” → ấn “Xuất tờ khai” → cắm CKS vào ấn “Nộp tờ khai”

TRƯỜNG HỢP 2: Đơn vị “báo giảm BHXH đúng tháng phát sinh”

Ví dụ phương án TS (nghỉ Thai sản).

Hãy lưu ý, đối với những Phương án như GH(giảm hẳn), KL(không lương), OF(nghỉ ốm) sẽ phát sinh truy thu BHYT.

Mục I-1: Bảo hiểm y tế:

- Cột (24.1) Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ

- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ

Mục II-1: Lao động:

- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ (là tháng hiện tại kê khai hồ sơ)

- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm tại đơn vị.

- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

Lưu ý 1: Đối với hồ sơ báo giảm nghỉ thai sản đơn vị ghi rõ vào cột ghi chú như sau: Nghỉ thai sản từ ngày/tháng/năm… Sinh con ngày/tháng/ năm (Nếu chưa sinh con ghi chưa sinh).

Lưu ý 2: Riêng các đơn vị thuộc địa bàn Hà Nội và HCM hiện nay hướng dẫn nhập như sau:

Mục I-1: Bảo hiểm y tế:

- Cột (24.1) Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.

- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.

 Mục II-1 Lao Động:

- Cột (24.1) tháng năm bắt đầu là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ.

- Cột (24.2) tháng năm kết thúc là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.

- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm tại đơn vị.

- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

Đơn vị chú ý nhập hồ sơ báo giảm BHXH theo hướng dẫn của cán bộ BHXH quận /huyện quản lí đơn vị yêu cầu trên địa bàn Hà Nội và HCM.

Đơn vị điền hết thông tin vào những ô dấu báo đỏ trên phần mềm ấn ‘Ghi lại” → ấn “Xuất tờ khai” → cắm CKS vào ấn “Nộp tờ khai”

TRƯỜNG HỢP 3: Đơn vị ‘Báo giảm BHXH Chậm muộn từ 1 tháng trở lên”

Trường hợp này, đơn vị sẽ bị “truy thu BHYT” đến thời điểm hiện tại làm hồ sơ và phát Sinh “bảng kê hồ sơ D01-TS”

Mục I-1: Bảo hiểm y tế:

- Cột (24.1) Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.

- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
Mục II-1: Lao động:

- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ

- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm

- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

Lưu ý 1: Đối với hồ sơ báo giảm nghỉ thai sản đơn vị ghi rõ vào cột ghi chú như sau: Nghỉ thai sản từ ngày/tháng/năm… Sinh con ngày/ tháng/năm (Nếu chưa sinh con ghi chưa sinh).

Lưu ý 2: Riêng các đơn vị thuộc địa bàn Hà Nội và HCM hiện nay hướng dẫn nhập như sau:

Mục I-1: Bảo hiểm y tế:

- Cột (24.1) Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.

- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ

 Mục II-1 Lao Động:

- Cột (24.1) tháng năm bắt đầu là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ.

- Cột (24.2) tháng năm kết thúc là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.

- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm.

- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

Bảng kê hồ sơ D01-TS:

Dòng 1:

- Cột (5) Tên loại văn bản: 

1, Hồ sơ báo giảm hẳn → kê quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.

2, Hồ sơ giảm thai sản, nghỉ ốm → kê Giấy khai sinh/giấy chứng sinh của con (thai sản): Giấy ra viện (Ốm đau)

- Cột (6) Số hiệu văn bản: Số hiệu của loại văn bản kê tại cột (5)

- Cột (7) Ngày ban hành:Ngày ban hành văn bản trên

- Cột (8) Ngày có hiệu lực: Ngày có hiệu lực văn bản trên

- Cột (9) Cơ quan ban hành: Cơ quan ban hành văn bản

- Cột (10) Trích yếu văn bản: là Tên loại văn bản

- Cột (11) Trích lược nội dung cần thẩm định: “Truy giảm Nguyễn Thị B,…. Nghỉ từ tháng….”

Dòng 2:

- Cột (7) Ngày ban hành: Là ngày ban hành bảng lương ( bảng lương tháng báo giảm chậm muộn)

- Cột(8) Ngày văn bản có hiệu lực: Là ngày có hiệu lực bảng lương ( bảng lương tháng báo giảm chậm muộn)

- Đơn vị điền hết thông tin vào những ô dấu báo đỏ trên phần mềm ấn ‘Ghi lại”→ấn “Xuất tờ khai”→cắm CKS vào ấn “Nộp tờ khai”

Trên đây là các bước thực hiện báo giảm BHXH cho người lao động trên phần mềm EFY-eBHXH và 3 thời điểm làm hồ sơ báo giảm BHXH và các quy định cụ thể. Đơn vị cần lưu ý để thực hiện đúng và đủ các bước theo quy định.

Đơn vị cần hỗ trợ xin liên hệ tổng đài 19006142 (miền Bắc) hoặc 19006139 (Miền Nam).