6 sai lầm doanh nghiệp thường mắc phải khi làm BHXH cho nhân viên
Việc thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là một trong những nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn mắc phải các sai sót nghiêm trọng khi thực hiện BHXH cho nhân viên mới vào làm. Cùng eBHXH tìm hiểu 6 sai lầm doanh nghiệp thường gặp phải khi đóng BHXH cho nhân viên!
Theo quy định, người lao động (NLĐ) phải tham gia BHXH bắt buộc khi có hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên. Trong khi đó, tại Khoản 1 Điều 7 Nghị định 115/2015/NĐ-CP, thời điểm bắt đầu tham gia BHXH là ngày hợp đồng có hiệu lực, không phụ thuộc vào thời gian thử việc nếu hợp đồng lao động chính thức đã được ký từ đầu.
Hiện tại vẫn có nhiều doanh nghiệp trì hoãn việc đóng BHXH đến sau khi hết thời gian thử việc, bất chấp việc đã ký hợp đồng chính thức từ ngày đầu.
Thêm 1 trường hợp, đó là ký hợp đồng thử việc 2 tháng rồi mới ký hợp đồng chính thức, nhưng không cập nhật kịp thời ngày tham gia BHXH từ thời điểm có hợp đồng chính thức.
Trường hợp này có thể bị truy thu BHXH từ thời điểm bắt buộc phải đóng. Có thể bị phạt từ 12% đến 20% tổng số tiền phải đóng theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP đối với doanh nghiệp. Ngoài ra việc này gây thiệt thòi cho nhân viên khi xảy ra ốm đau, thai sản hoặc tai nạn lao động trong thời gian chưa được đóng BHXH.
Doanh nghiệp phải kê khai lao động mới với cơ quan BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động. Đây là cơ sở để cơ quan BHXH cập nhật hồ sơ và cấp mã số BHXH.
Việc doanh nghiệp quên khai báo hoặc dồn nhiều hồ sơ lại xử lý một lần cho tiện. Chậm khai báo khiến hệ thống không ghi nhận kịp mã số BHXH hoặc không khớp dữ liệu nhân sự, gây khó khăn trong việc cấp sổ BHXH hoặc thẻ BHYT. Điều này gây chậm trễ trong việc cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động và không được hưởng quyền lợi khi xảy ra rủi ro.
Theo Công văn 3340/BHXH-THU ngày 08/09/2016, mỗi người lao động chỉ có duy nhất một mã số BHXH để sử dụng suốt đời. Khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra xem người lao động đã có mã số BHXH chưa để tránh tạo mới sai quy định.
Không được tạo mã số BHXH mới cho nhân viên đã từng đi làm ở công ty khác và có mã số BHXH cũ. Doanh nghiệp cần yêu cầu nhân viên cung cấp mã số BHXH hoặc sổ BHXH cũ khi ký hợp đồng. Nếu không sẽ dẫn đến việc dữ liệu trùng lặp, sai lệch trên hệ thống BHXH, phải làm thủ tục gộp sổ BHXH gây mất thời gian. Cùng với đó, người lao động không được hưởng đầy đủ thời gian đóng BHXH do bị chia tách dữ liệu.
Từ ngày 01/7/2025, mức lương tối thiểu vùng và phân nhóm chức danh nghề nghiệp để làm căn cứ đóng BHXH được áp dụng.
Các lỗi sai mà doanh nghiệp thường mắc phải là: Khai báo mức lương đóng BHXH thấp hơn lương thực nhận; Chọn sai mã chức danh nghề nghiệp khi khai báo, dẫn đến việc phân bổ sai mức đóng; Không cập nhật tăng lương đúng thời điểm điều chỉnh.
Trong trường hợp này, người lao động sẽ bị thiệt thòi về quyền lợi như thai sản, ốm đau, nghỉ việc. Và Cơ quan BHXH có thể truy thu phần chênh lệch và xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp vi phạm lỗi trên.
5. Không làm thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh sổ BHXH
Cần làm thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh khi thông tin cá nhân của người lao động bị sai (họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD…) hoặc khi chuyển nơi làm việc hay gộp sổ BHXH.
Một vài doanh nghiệp không kiểm tra thông tin trong quá trình khai báo BHXH hoặc không chủ động điều chỉnh dù biết có sai sót. Điều này khiến người lao động không được hưởng chế độ do thông tin không trùng khớp giữa sổ BHXH và hồ sơ cá nhân.
Trường hợp này làm mất uy tín doanh nghiệp và ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên; phát sinh khiếu nại, khiếu kiện liên quan đến quyền lợi BHXH…
Doanh nghiệp có trách nhiệm giao sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động theo quy định. Khi người lao động nghỉ việc, sổ BHXH phải được trả lại trong vòng 7 ngày.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp giữ sổ BHXH làm “biện pháp ràng buộc” hoặc trì hoãn trả do chậm chốt sổ, giao trễ thẻ BHYT khiến người lao động không được hưởng bảo hiểm khi khám chữa bệnh.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể bị phạt đến 20 triệu đồng. Cùng với đó là gây mất niềm tin, làm tăng tỷ lệ nghỉ việc của công nhân viên...
BHXH không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp với người lao động. Việc mắc phải các sai lầm không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính cho doanh nghiệp.
Để tránh việc chậm trễ hay sai phạm trong việc kê khai BHXH, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm kê khai BHXH điện tử như của EFY - IVAN BHXH. Ngoài ra, để nắm rõ các quy định mới, các doanh nghiệp cũng có thể tham gia các lớp tập huấn về BHXH của EFY Việt Nam để được nghe các chuyên gia chia sẻ, giải đáp những vướng mắc, khó khăn về các chính sách BHXH mới.