Miền Bắc: 1900 6142 | ebhxh@efy.com.vn
Miền Trung: 1900 6134 | mtebhxh@efy.com.vn
Miền Nam: 1900 6139 | mnebhxh@efy.com.vn

hóa đơn điện tử

Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp?

Nghị định của Chính phủ về áp dụng Hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ năm 2018. Để doanh nghiệp lựa chọn được một sản phẩm hóa đơn điện tử phù hợp giữa vô vàn nhà cung cấp là điều không dễ. Để tránh bị bỏ rơi hoặc mất tiền oan khi đã trót mua một sản phẩm không phù hợp, đừng bỏ qua 5 tiêu chí lựa chọn sau:

Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử

1. Điều kiện pháp lý của nhà cung cấp

Theo dự thảo Nghị định của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, trong đó quy định Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đảm bảo các điều kiện về pháp lý và kỹ thuật, cơ bản như sau:

- Có đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực CNTT

- Đã triển khai các dịch vụ về giao dịch điện tử (vd: Bảo hiểm xã hội, thuế, ngân hàng, …)

- Có phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo đúng quy định

- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp được dịch vụ hóa đơn điện tử

- Có hạ tầng đảm bảo bảo mật, an toàn thông tin, lưu trữ dữ liệu, khắc phục sự cố và khôi phục dữ liệu nhanh chóng.

Như vậy với những yêu cầu như trên thì bạn đã có thể lọc ra được một danh sách ngắn những nhà cung cấp đủ điều kiện.

2. Hạ tầng quản lý và lưu trữ dữ liệu của nhà cung cấp

Như trên đã nói thì hạ tầng quản lý và lưu trữ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử là rất quan trọng, bởi hóa đơn điện tử là chứng từ sống còn của doanh nghiệp nên bạn cần tỉnh táo khi lựa chọn nhà cung cấp, có thể căn cứ một số điểm sau:

- Các công ty lớn, đã cung cấp dịch vụ về giao dịch điện tử thường đã đầu tư và xây dựng hạ tầng CNTT đủ mạnh để đáp ứng điều kiện của dịch vụ trước đó nên dễ dàng đáp ứng điều kiện về cung cấp hóa đơn điện tử.

- Các công ty ra đời lâu năm thường có đội ngũ chuyên gia cao cấp và ổn định, ít biến động về nhân sự nên họ quản lý hạ tầng tốt hơn, dễ dàng khắc phục khi có sự cố.

- Có tiềm lực tài chính đủ mạnh nên không ngại đầu tư về hạ tầng.

Như hiện tại để đáp ứng Thông tư 32/2011/TT-BTC có đến cả trăm công ty cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nhưng không phải công ty nào cũng có khả năng trang bị và quản lý hạ tầng như trên.  

3. Phần mềm chuẩn nghiệp vụ, đơn giản và có bản quyền

Hiện tại điều kiện cần để một công ty cung cấp hóa đơn điện tử chính là có phần mềm hóa đơn điện tử. Nhưng để lựa chọn được một phần mềm hóa đơn điện tử thực sự phù hợp với doanh nghiệp bạn lại là điều khó nhất. Những lời chào mời, quảng cáo sẽ làm bạn nhiễu sóng không có cơ hội tìm hiểu. Nhưng bạn vẫn có thể tránh được nếu để ý đến một số điểm sau:

- Phần mềm phải đáp ứng chuẩn nghiệp vụ về tạo lập, lưu trữ và xử lý hóa đơn điện tử. Cái này bạn có thể đề nghị dùng thử để kiểm chứng hoặc xem qua các tài liệu, clip hướng dẫn để đánh giá.

- Phần mềm phải đơn giản, dễ sử dụng. Một giao diện đẹp và khoa học cũng rất quan trọng bởi bạn đã và đang ở trong mê cung của các phần mềm phải sử dụng hàng ngày mà lại dùng một sản phẩm na ná sẽ đánh mất hứng thú công việc của mình.

- Có thêm các tính năng đặc thù, tiện ích khác: ví dụ nhấn một lần xuất cho hàng trăm hóa đơn; sử dụng được cho nhiều điểm bán hàng xa nhau về địa lý; báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc, mọi nơi; tích hợp với các phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, hệ thống ERP hoặc các phần mềm chuyên ngành khác như quản lý bệnh viện, trường học, …;

- Bản quyền! Bạn nên kiểm tra bản quyền của sản phẩm mình sẽ mua để tránh vướng vào kiện tụng lằng nhằng khi có tranh chấp. Thường phần mềm được cấp bản quyền bởi Cục Bản quyền tác giả - Bộ Văn hóa – Thể thao và Du lịch.

- Một điểm nữa liên quan đến bản quyền mà các công ty phát triển phần mềm của Việt Nam hay mắc chính là sử dụng ngôn ngữ lập trình lậu (không mua bản quyền) – bạn có thể yêu cầu họ cung cấp chứng từ mua bản quyền ngôn ngữ phát triển ra phần mềm hóa đơn điện tử để thực sự yên tâm làm ăn.

Như vậy là việc lựa chọn của bạn đã bắt đầu dễ dàng rồi.

4. Phí dịch vụ

Hiện nay phí cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng đủ kiểu, đủ gói và đủ “màu sắc” cả. Tuy nhiên bạn đừng quá bận tâm vì chắc chắn một điều dùng Hóa đơn điện tử sẽ rẻ hơn hóa đơn giấy (cái này bạn có thể tự tìm hiểu vì có rất nhiều bài viết trên mạng), nhưng để phân biệt giữa giá dịch vụ hóa đơn điện tử với nhau, hãy lưu ý:

- Các nhà cung cấp thường tính theo số lượng hóa đơn bạn sẽ xuất ra trong năm. Sẽ có các gói phù hợp với số lượng bình quân hóa đơn bạn sẽ xuất. Các gói dịch vụ sẽ được giới hạn 02 yếu tố là số lượng hóa đơn đã xuất và thời gian sử dụng (tùy điều kiện nào đến trước).

- Cũng có một số nhà cung cấp không giới hạn thời gian nhưng bạn nêu cân nhắc vì người ta bán hàng mà không thu phí về sau thì có thể họ chỉ bán một lần là xong.

- Một số nhà cung cấp theo số lượng máy cài đặt. Nếu khi thay đổi máy tính hoặc cài thêm máy tính khác bạn phải trả thêm phí.

- Thông thường các nhà cung cấp có các gói basic theo kết cấu như trên. Ngoài ra doanh nghiệp bạn sẽ phải trả thêm phí nếu phát sinh các yêu cầu khác như: tích hợp với hệ thống quản lý bán hàng, kế toán hoặc hệ thống ERP; muốn xây dựng riêng website tra cứu hóa đơn điện tử; thiết kế các mẫu hóa đơn riêng; hoặc sử dụng một chữ ký số tập trung cho cả hệ thống xuất hóa đơn trên phạm vi rộng;  …

- Về phí giữa các nhà cung cấp thì sẽ không chênh nhau nhiều nhưng vì hóa đơn là quan trọng, nhà cung cấp phải đầu tư rất nhiều chi phí quản lý nên nếu thấy chi phí quá rẻ hãy tìm hiểu thêm.

Đến đây thì phí dịch vụ coi như xong nhé.

5. Dịch vụ hỗ trợ đăng ký với cơ quan thuế và sau bán hàng

Một điểm cuối cùng nữa để bạn chắc chắc không phải hối hận khi bỏ tiền là dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp. Hiện nay là thời của dịch vụ nên đơn vị bán hàng nào cũng chăm sóc rất nhiệt tình, nhưng không phải dịch vụ CSKH nào cũng như nhau, hãy lưu ý với dịch vụ CSKH về hóa đơn điện tử như sau:

- Để được sử dụng hóa đơn điện tử bạn phải trải qua thủ tục đăng ký với cơ quan thuế. Thường nhà cung cấp uy tín họ sẽ lo cho bạn việc này vì họ đã làm việc với cơ quan thuế trước đó để kết nối kỹ thuật, nghiên cứu thủ tục, cũng như tạo mối quan hệ rồi.

- Sau khi các thủ tục tạo mẫu hóa đơn và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử đã xong xuôi, doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng đầu tiên thì bạn cũng không khỏi lấn cấn về kết quả xuất hóa đơn điện tử qua phần mềm đã thực sự OK chưa. Hãy đề nghị nhà cung cấp cho miễn phí một số lượng hóa đơn nhất định trước khi xuống tiền.

- Nên chọn nhà cung cấp có hệ thống tổng đài hỗ trợ đàng hoàng. Vì nếu chỉ là các số di động thì khi nhân viên đó nhảy việc bạn sẽ chơ vơ. Nếu qua tổng đài họ luôn có quy trình đào tạo và hỗ trợ thay thế để bạn luôn luôn liên lạc được. Đừng ngại mất chút tiền gọi điện, họ thu phí họ càng có trách nhiệm với bạn.

Bây giờ thì bạn chắc cũng đã có quyết định của mình. Tuy nhiên đừng quá lo lắng vì dù sao phần mềm hóa đơn điện tử cũng là một loại hàng hóa. Sai thì làm lại mà chẳng may có chọn lựa chưa phù hợp bạn vẫn có thể thay thế nhà cung cấp khác mà.

==============================================================================

Bài viết chỉ giúp bạn có quyết định phù hợp nhất, nếu cần tư vấn thêm đừng ngại gọi cho chúng tôi nhé!

iHOADON – Chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

Hotline: 0911 876902 | Email: efy@ihd.vn

Phóng sự về iHOADON: https://www.youtube.com/watch?v=p6WAkxwVdBs

EFY Việt Nam

Đang tải...